Nyheter

3 steg för att hantera bokföring effektivt

Baltic assist - Skräddarsydda outsourcinglösningar

Många människor har en levande bild av en revisor eller bokförare i sina sinnen. Det är en gammal, grinig och ständigt tjatande person som lägger till och subtraherar hela dagen. Han eller hon är utmärkt med siffror och papper. Denna stereotyp är dock starkt påverkad av media och filmer. I verkligheten har bokhållare intensiva och väsentliga uppgifter att utföra. Företagets välbefinnande och ekonomiska framgång beror på deras arbete. Det är mycket mer än att bara betala löner från bankkontot eller lämna ut fakturor till chefsmannen eller chefsdamen för en underskrift. Så det kan bli förvirrande om vad som kan anses vara en effektiv bokföringstjänst? Vi är här för att hjälpa till att ta reda på det!

 

Du älskar att hata det

I medvetandet hos företagare och/eller projektledare är bokföringsuppgifter mycket vardagliga och fulla av byråkrati. Ingen kreativitet, idégenerering eller magisk brainstorming här. Bara punkter, siffror, kommatecken och själva kärnan i verksamheten – pengar. Det vill säga för det mesta – sant. Revisorer måste vara mycket tålmodiga, pålitliga och transparenta. Långt ifrån alla kunde klara av den här typen av arbete, än mindre vara effektiva i det. Det är därför de är en dyr tillgång att hålla kvar på lönelistan.

Om du är aktieägare, VD eller ägare är din revisor nästan som din högra hand. Om de gör sitt jobb bra är företaget bundet till minimala förluster och maximal vinst. Men, därav deras misslyckande, kan du sluta med böter eller ännu värre – borta.

Vi skulle kunna ge dig en sammanfattning av IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS, etc., men det skulle ta lång tid, vara vardagligt och tråkigt. Låt oss överlåta det till revisorerna, och för nu kommer vi att fokusera på vad en effektiv revisor bör ansvara för och vilket värde han eller hon kan tillföra ditt företag.

Det här är inte på något sätt ett enkelt jobb, men många företag har inte de ekonomiska resurserna att anställa interna revisorer. Det nuvarande mikroklimatet i affärsvärlden går stadigt över mot outsourcad redovisning. Ändå måste du anlita eller hitta en revisor för om dina siffror inte stämmer, kommer problem i massor och det kommer snabbt.

Så det naturliga valet vore att söka efter den mest kostnadseffektiva lösningen, eller hur? Men hur anställer man en kompetent och kunnig bokförare utan att gå ur fickan? Här är våra tre steg för effektiv bokföring till hjälp.

 

1 Steg: Konfigurera det

För att börja måste du ställa in bokföringssystemet. Om du tittar på långsiktig stabilitet måste du säkerställa långsiktiga redovisningsmöjligheter. Köp licensierad programvara, anställ människor eller teckna ett kontrakt med en byrå. På så sätt blir du inte strandsatt utan tillräcklig hjälp.

Om en nyligen anställd revisor inte har någon programvara eller system att arbeta med, kommer de bara att förbruka resurser och kommer inte att bidra till företaget.

Att välja rätt system/mjukvara

För nybörjare eller små företag kan du försöka blanda dig med Excel eller Google Sheets. Denna data är dock mycket känslig och viktig, så att hantera den med Excel, om du planerar att växa och expandera, kommer att bli tråkig och kolossalt knepig i framtiden. Det skulle vara bäst om du hade rätt programvara, dedikerad till företagsredovisning.

Det finns gratis mjukvaruenheter, men för att korrekt spåra transaktioner, övervaka månatliga eller kvartalsvisa utgifter och till den här typen av saker måste du hitta en programvara som betalas för att använda. Gratis alternativ begränsar vanligtvis möjligheterna för revisorn och har färre nyanser som hjälper till att få ut det mesta av bokföringen.

Du måste prova en demo eller anlita en revisor som är kunnig om en viss plattform. Alternativt kan du delegera denna uppgift till ett företag som har sina egna verktyg och ett etablerat system.

Automatisering av tidskrävande uppgifter

Den mest oroande och konsumerande resursen när det gäller bokföring är naturligtvis pengar. Men tid som ägnas åt tråkiga saker är också viktigt. En revisor behöver bara göra så mycket arbete eftersom mycket av det kan automatiseras. Till exempel – löneutbetalningar, en till synes oändlig ström av fakturor och massor av andra uppgifter kan schemaläggas och slutföras av datorer istället för att låta en revisor slutföra dem för hand.

Naturligtvis, om du gör mindre än femtio transaktioner per månad, kommer detta inte att spara mycket, men om ditt företag hanterar fler, lita på oss – automatisering bör stå högt på din prioriteringslista.

 

Steg 2: Hantera ekonomi

För chefen för verksamheten är ingenting viktigare än ekonomi. Om pengarna fortsätter att strömma in i ditt företag och de hanteras på rätt sätt – kommer du att vara lönsam. Men om den ekonomiska förvaltningen är dålig kan din idé, oavsett hur revolutionerande eller exceptionell den är, falla sönder precis framför dig. Ekonomisk förvaltning uppslukar alla penningrörelser inom ditt företag. Alla utgifter och inkomster är och bör övervakas med största noggrannhet. Detta är vad du bör kräva av din revisor.

Bokföring

Det är grunden och grunden för alla andra delar av ekonomistyrningen. En bokhållare känner till dina månatliga utgifter, inkomster och bör rapportera alla konstigheter eller konstiga detaljer. Från att sätta upp dokument, hela vägen till att hitta den där 3-åriga fakturan för kaffetillförseln i en företagsfest, din bokhållare borde veta allt och allt om pengarörelser inom din organisations väggar.

Leverantörsreskontra

Eftersom alltför stora eller obetalda skulder kan leda till allvarliga bakslag, utestängning eller till och med konkurs, är det en viktig del av en effektiv ekonomisk förvaltning. Om uppgifterna inte är automatiserade kan även de mest begåvade, flitiga och noggranna bokförarna missa några betalningar. Då är det en automatisk buckla i din relation med borgenären eller leverantören.

Det är bäst att betala leverantörer och fordringsägare först eftersom ditt företag förlitar sig på deras goodwill och tillfredsställelse.

kundreskontra

Kundfordringar (främst fakturor) är den andra änden av spektrumet. Det är den enskilt största inkomstkällan för 99.9 % av företagen världen över. Om dina organisatoriska val och redovisning är tröga med att spåra vem som betalade och vem som inte gjorde det, kan du hamna i en förlust eller ett negativt saldo i slutet av månaden, kvartalet, året.

Att hantera detta mål är avgörande för ditt ekonomiska välbefinnande. Om du gör flera affärer, transaktioner eller undertecknar kontrakt med andra parter och kunder måste hanteringen av kundfordringar vara något automatiserad. Även en enda försummad eller bortglömd inkomstkälla kan potentiellt förfölja dig i framtiden.

skatter

Den största högen av problem för alla företag. Avdrag, undantag, nyanser, juridiska komplexiteter och redovisningsknep spelar alla in. För en genomsnittlig Joe är skattesystemet den enskilt största Terra Incognita i affärsvärlden. Olika marknader har olika regler och skattesystem, men din revisor måste känna till dem utan och innan. Eftersom korrekt tolkning av skattelagar och avskrivningar, gjort rätt, kan öka din lönsamhet och/eller minimera förluster.

Dessutom är skatterapporter som gjorts fel ett hot också. Denna del är utan tvekan det viktigaste ansvaret i en revisors arbete. Större företag har långa och intensiva skattesessioner där både den juridiska avdelningen, revisorer och finansanalytiker utarbetar den bästa planen för beskattning och förbereder en noggrann rapport till skatteinspektörerna/skattemyndigheten etc.

Bank/kreditkortstransaktioner och avstämning

Vi nämnde många viktiga aspekter av redovisning. Den här (Transaktionshantering och avstämning) blir ibland förbisedd på grund av den betydande börda som beskattning och kontohantering medför. Bank- och kreditkortstransaktioner faller också under en revisors ansvar. Han eller hon måste se till att allt är legitimt och att betalningar eller användning av affärskreditkort är godkända och att anställda inte missbrukar eller missbrukar företagets resurser. Genom att tillåta revisorn att förbise och hantera banktransaktioner, gör du också det möjligt för dem att hantera leverantörsskulder och fordringar, så detta kan vara en situation av två flugor i en smäll.

När det gäller försoning kan dåliga saker hända om det inte görs rätt. Detta är en större risk för mindre företag, men större företag kan också skadas om balansen inte stämmer överens. Bland de möjliga farorna finns redovisningsbrister som leder till en obalanserad budget, felaktiga skatterapporter, övertrassering och olika andra typer av onödiga bakslag.

 

3 Steg: Finansiella rapporter och analys

Resultaträkning

Mycket självförklarande. En revisor eller en bokhållare samlar in all ekonomisk data som samlats under en viss period, och sedan "bygger" han eller hon resultaträkningen. För aktieägarna är det en viktig del av data som visar om företaget är på rätt väg eller att förändringar måste göras. Dessa dokument och adekvat förberedelse av sådana papper är starkt kopplade till verksamhetens säkerhet och lönsamhet.

Utlåtandet måste lämnas till specifika institutioner. Till exempel i USA går din resultaträkning till Securities and Exchange Commission, och i andra länder finns det olika organ för detta.

Års- och kvartalsrapporter

En rapport gör det möjligt för aktieägarna, VD:n, att analysera alla aktiviteter under den föregående perioden. De flesta företag tenderar att göra kvartals- och årsrapporter för att hålla ett praktiskt tillvägagångssätt längre. Under 12 månader kan mycket förändras, det är därför vissa organisationer (särskilt nya) till och med väljer att göra rapporter varje månad eller minst en gång per kvartal. Detta hjälper till med beslutsfattande och optimering av kassaflödet för maximal vinst.

Prognostisera och se in i framtiden

Särskilt avgörande för aktieägare, offentliga företag, eller inför en börsnotering, prognoser och framtidsprognoser hjälper alla företag att attrahera investerare och förbereda sig för framtiden. Om en revisor kan förbereda en prognos kan ansvariga personer presentera den för potentiella investerare och utöka ditt företag.

Prognoser hjälper till att hoppa och ligga före konkurrenterna eller få in ytterligare utgifter.

 

Det sista rådet – Outsourca

Endast 33-40 % av nya företag gör sin redovisning internt. Eftersom det är ett oerhört specifikt och speciellt yrke är det svårt att upptäcka brister och övervaka deras arbete. Du måste lita på din revisor och bokförare till fullo.

En enkel lösning är att lägga ut virtuell redovisning på entreprenad och nearshoring.

Låt oss visa dig varför ett outsourcat alternativ kan vara en mycket smartare lösning.

  1. Extra flexibilitet. Låt oss säga att du känner till dina redovisningsbehov. Om ditt företag till exempel bara behöver 125 timmar för att hantera det, betalar du bara för nämnda antal timmar, inte mer. När behoven ökar kan du utöka tjänsterna också, precis så mycket du behöver, oavsett om det är 5 till eller 100 timmar till. Medan en intern anställd måste ditt företag betala en lön, även om han eller hon kan sitta utan många meningsfulla uppgifter kvar att utföra
  2. Arbetsflödesförbättringar. Från topp till botten kommer en utlagd redovisning att vara mycket enklare att övervaka och tilldela arbete. Den seniora revisorn kan hantera de svårare uppgifterna medan juniorer hjälper till och fyller ut luckorna samtidigt som de lär sig repen. Det finns flytande kommunikation mellan dem
  3. Bästa resultat utan ytterligare investeringar.
  4. Färre bekymmer. En intern redovisningspersonal skulle behöva få kompetent utbildning kontinuerligt. Detta hanteras av vår ände, när vi väljer att outsourca, istället. Från mjukvara, utrustning, arbetsyta och kontrakt, riktiga virtuella byråer tar hand om allt, så du behöver inte. Tilldela endast arbetet och lämna resten till dina distansanställda.
  5. Tillagt värde. Få inte bara redovisningstjänster utan även konsultationer om en mängd olika ämnen. Börjar med mjukvaruval, slutar med skattedeklarationer och allt som passar i nischen bokföring.

 

Outro & sista tankar

Bokföring är en viktig del av varje företag. Om ditt företag var en mänsklig kropp, skulle revisorn vara dess centrala nervsystem. Den skulle övervaka alla handlingar och sända motsvarande signaler som hjälper kroppen att skydda sig från faror och vara lyckligare och starkare, både på kort och lång sikt. Deras arbete är mycket komplext och utmanande; därför är det högt värderat. Du kan dock välja billigare lösningar för korrekt redovisning genom nearshoring istället för överutgifter.