3 steg för att hantera bokföring effektivt
Översikt
Många människor har en levande bild av en revisor eller bokförare i sina tankar. Det är en gammal, grinig och ständigt tjatig person som lägger till och drar ifrån hela dagen. Han eller hon är utmärkt med siffror och papper. Denna stereotyp är dock starkt influerad av media och filmer.
I verkligheten har bokförare intensiva och viktiga uppgifter att utföra. Företagets välbefinnande och ekonomiska framgång är beroende av deras arbete. Det är mycket mer än att bara betala löner från bankkontot eller skicka fakturor till chefen eller chefsdamen för en underskrift. Så det kan bli förvirrande vad som kan betraktas som en effektiv bokföringstjänst? Vi är här för att hjälpa dig att ta reda på det!
Du älskar att hata det
I företagares och/eller projektledares medvetande är bokföringsuppgifter väldigt vardagliga och fulla av byråkrati. Ingen kreativitet, idégenerering eller magisk brainstorming här. Bara punkter, siffror, kommatecken och själva kärnan i affärsverksamhet - pengar. Det är för det mesta sant. Revisorer måste vara mycket tålmodiga, pålitliga och transparenta. Långt ifrån alla skulle kunna klara av den här typen av arbete, än mindre vara effektiva i det. Det är därför de är en dyr tillgång att hålla på lönelistan.
Om du är aktieägare, VD eller ägare är din revisor nästan som din högra hand. Om de gör sitt jobb bra är företaget dömt till minimala förluster och maximala vinster. Men på grund av deras misslyckande kan du få böter eller ännu värre – gå i konkurs.
Vi skulle kunna ge er en genomgång av IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS, etc., men det skulle ta lång tid, vara vardagligt och tråkigt. Låt oss lämna det till revisorerna, och för tillfället kommer vi att fokusera på vad en effektiv revisor bör ansvara för och vilket värde han eller hon kan tillföra er verksamhet.
Det här är inte på något sätt ett enkelt jobb, men många företag har inte de ekonomiska resurserna att anställa interna revisorer. Det nuvarande mikroklimatet i affärsvärlden förändras stadigt mot outsourcad redovisning. Ändå måste du anlita eller hitta en revisor, för om dina siffror inte stämmer kommer problemen att komma i massor och de kommer att komma snabbt.
Så det naturliga valet vore att söka efter den mest kostnadseffektiva lösningen, eller hur? Men hur anställer man en kompetent och kunnig bokförare utan att gå ur fickan? Här är våra tre steg för effektiv bokföring till hjälp.
1 Steg: Konfigurera det
För att börja måste du ställa in bokföringssystemet. Om du tittar på långsiktig stabilitet måste du säkerställa långsiktiga redovisningsmöjligheter. Köp licensierad programvara, anställ människor eller teckna ett kontrakt med en byrå. På så sätt blir du inte strandsatt utan tillräcklig hjälp.
Om en nyligen anställd revisor inte har någon programvara eller system att arbeta med, kommer de bara att förbruka resurser och kommer inte att bidra till företaget.
Att välja rätt system/mjukvara
För nybörjare eller små företag kan du försöka blanda dig med Excel eller Google Sheets. Denna data är dock mycket känslig och viktig, så att hantera den med Excel, om du planerar att växa och expandera, kommer att bli tråkig och kolossalt knepig i framtiden. Det skulle vara bäst om du hade rätt programvara, dedikerad till företagsredovisning.
Det finns gratis mjukvaruenheter, men för att korrekt spåra transaktioner, övervaka månatliga eller kvartalsvisa utgifter och till den här typen av saker måste du hitta en programvara som betalas för att använda. Gratis alternativ begränsar vanligtvis möjligheterna för revisorn och har färre nyanser som hjälper till att få ut det mesta av bokföringen.
Du måste prova en demo eller anlita en revisor som är kunnig om en viss plattform. Alternativt kan du delegera denna uppgift till ett företag som har sina egna verktyg och ett etablerat system.
Automatisering av tidskrävande uppgifter
Den mest oroande och tidskrävande resursen när det gäller redovisning är naturligtvis pengar. Men den tid som läggs ner på tråkiga saker är också viktig. En revisor behöver bara göra så mycket arbete som mycket av det kan automatiseras. Till exempel – löneutbetalningar, en till synes oändlig ström av fakturor och massor av andra uppgifter skulle kunna schemaläggas och slutföras av datorer istället för att en revisor ska slutföra dem för hand.
Om du gör färre än femtio transaktioner per månad kommer detta naturligtvis inte att spara mycket, men om ditt företag hanterar fler, lita på oss – automatisering bör stå högt upp på din prioriteringslista.
Steg 2: Hantera ekonomi
För företagschefen är ingenting viktigare än ekonomin. Om pengarna fortsätter att flöda in i ditt företag och de hanteras på rätt sätt – kommer du att vara lönsam. Men om den ekonomiska förvaltningen är dålig kan din idé, oavsett hur revolutionerande eller exceptionell den är, falla sönder mitt framför dig. Ekonomiförvaltningen omfattar alla pengarörelser inom ditt företag. Alla utgifter och inkomster övervakas och bör övervakas med största noggrannhet. Det är vad du bör kräva av din revisor.
Bokföring
Det är grunden och grunden för alla andra delar av den ekonomiska förvaltningen. En bokförare känner till dina månatliga utgifter och inkomster och bör rapportera alla märkliga detaljer. Från att upprätta dokument, hela vägen till att hitta den där 3 år gamla fakturan för kaffeleveransen på en företagsfest, bör din bokförare veta allt om pengarörelser inom organisationens väggar.
Leverantörsreskontra
Eftersom alltför stora eller obetalda skulder kan leda till allvarliga bakslag, utestängning eller till och med konkurs, är det en viktig del av en effektiv ekonomisk förvaltning. Om uppgifterna inte är automatiserade kan även de mest begåvade, flitiga och noggranna bokförarna missa några betalningar. Då är det en automatisk buckla i din relation med borgenären eller leverantören.
Det är bäst att betala leverantörer och fordringsägare först eftersom ditt företag förlitar sig på deras goodwill och tillfredsställelse.
kundreskontra
Kundfordringar (främst fakturor) är den andra änden av spektrumet. Det är den enskilt största inkomstkällan för 99.9 % av företagen världen över. Om dina organisatoriska val och redovisning är tröga med att spåra vem som betalade och vem som inte gjorde det, kan du hamna i en förlust eller ett negativt saldo i slutet av månaden, kvartalet, året.
Att hantera detta mål är avgörande för ditt ekonomiska välbefinnande. Om du gör flera affärer, transaktioner eller undertecknar kontrakt med andra parter och kunder måste hanteringen av kundfordringar vara något automatiserad. Även en enda försummad eller bortglömd inkomstkälla kan potentiellt förfölja dig i framtiden.
skatter
Den största högen av problem för alla företag. Avdrag, undantag, nyanser, juridiska komplexiteter och redovisningsknep spelar alla in. För en genomsnittlig Joe är skattesystemet den enskilt största Terra Incognita i affärsvärlden. Olika marknader har olika regler och skattesystem, men din revisor måste känna till dem utan och innan. Eftersom korrekt tolkning av skattelagar och avskrivningar, gjort rätt, kan öka din lönsamhet och/eller minimera förluster.
Dessutom är skatterapporter som gjorts fel ett hot också. Denna del är utan tvekan det viktigaste ansvaret i en revisors arbete. Större företag har långa och intensiva skattesessioner där både den juridiska avdelningen, revisorer och finansanalytiker utarbetar den bästa planen för beskattning och förbereder en noggrann rapport till skatteinspektörerna/skattemyndigheten etc.
Bank/kreditkortstransaktioner och avstämning
Vi nämnde flera viktiga aspekter av redovisning. Denna (transaktionshantering och avstämning) förbises ibland på grund av den betydande börda som beskattning och kontohantering medför. Bank- och kreditkortstransaktioner faller också under en revisors ansvar. Han eller hon måste se till att allt är legitimt och att betalningar eller användning av företagskreditkort är auktoriserade och att anställda inte missbrukar eller utnyttjar företagets resurser. Genom att låta revisorn övervaka och hantera banktransaktioner gör du det också möjligt för dem att hantera leverantörsskulder och kundfordringar, så detta kan vara en "två flugor i en smäll"-situation.
När det gäller avstämning kan dåliga saker hända om det inte görs på rätt sätt. Detta är en större risk för mindre företag, men även större företag kan skadas om saldona inte stämmer överens. Bland de möjliga farorna finns redovisningsfel som leder till en obalanserad budget, felaktiga skattedeklarationer, övertrasseringar och diverse andra typer av onödiga bakslag.
3 Steg: Finansiella rapporter och analys
Resultaträkning
Mycket självförklarande. En revisor eller bokförare samlar in all ekonomisk data som ackumulerats under en viss period, och sedan "bygger" hen resultaträkningen. För aktieägare är det en viktig dataenhet som visar om företaget är på rätt spår eller om förändringar behöver göras. Dessa dokument och adekvat utarbetande av sådana dokument är starkt sammankopplade med företagets säkerhet och lönsamhet.
Utlåtandet måste lämnas till specifika institutioner. Till exempel i USA går din resultaträkning till Securities and Exchange Commission, och i andra länder finns det olika organ för detta.
Års- och kvartalsrapporter
En rapport gör det möjligt för aktieägarna, VD:n, att analysera alla aktiviteter under den föregående perioden. De flesta företag tenderar att göra kvartals- och årsrapporter för att hålla ett praktiskt tillvägagångssätt längre. Under 12 månader kan mycket förändras, det är därför vissa organisationer (särskilt nya) till och med väljer att göra rapporter varje månad eller minst en gång per kvartal. Detta hjälper till med beslutsfattande och optimering av kassaflödet för maximal vinst.
Prognostisera och se in i framtiden
Särskilt avgörande för aktieägare, offentliga företag, eller inför en börsnotering, prognoser och framtidsprognoser hjälper alla företag att attrahera investerare och förbereda sig för framtiden. Om en revisor kan förbereda en prognos kan ansvariga personer presentera den för potentiella investerare och utöka ditt företag.
Prognoser hjälper till att hoppa och ligga före konkurrenterna eller få in ytterligare utgifter.
Det sista rådet - Outsourca
Endast 33-40 % av nya företag gör sin redovisning internt. Eftersom det är ett oerhört specifikt och speciellt yrke är det svårt att upptäcka brister och övervaka deras arbete. Du måste lita på din revisor och bokförare till fullo.
En enkel lösning är outsourcing och nearshoring virtuell redovisning.
Låt oss visa dig varför ett outsourcat alternativ kan vara en mycket smartare lösning.
- Extra flexibilitetLåt oss säga att du känner till dina redovisningsbehov. Om ditt företag till exempel bara behöver 125 timmar för att hantera det, betalar du bara för det angivna antalet timmar, inte mer. När behoven ökar kan du också utöka tjänsterna, precis så mycket som du behöver, oavsett om det är 5 eller 100 timmar till. Med en intern anställd måste företaget däremot betala en lön, även om han eller hon kan sitta utan många meningsfulla uppgifter kvar att slutföra.
- Arbetsflödesförbättringar. Från topp till botten kommer en utlagd redovisning att vara mycket enklare att övervaka och tilldela arbete. Den seniora revisorn kan hantera de svårare uppgifterna medan juniorer hjälper till och fyller ut luckorna samtidigt som de lär sig repen. Det finns flytande kommunikation mellan dem
- Bästa resultat utan ytterligare investeringar.
- Färre bekymmer. En intern redovisningspersonal skulle behöva få kompetent utbildning kontinuerligt. Detta hanteras av oss när vi väljer att outsourca istället. Från programvara, utrustning, arbetsyta och kontrakt tar lämpliga virtuella byråer hand om allt, så att du inte behöver göra det. Tilldela bara arbetet och lämna resten till dina distansanställda.
- Tillagt värde. Få inte bara redovisningstjänster utan även konsultationer om en mängd olika ämnen. Börjar med mjukvaruval, slutar med skattedeklarationer och allt som passar i nischen bokföring.
Outro & sista tankar
Bokföring är en viktig del av varje företag. Om ditt företag var en mänsklig kropp, skulle revisorn vara dess centrala nervsystem. Den skulle övervaka alla handlingar och sända motsvarande signaler som hjälper kroppen att skydda sig från faror och vara lyckligare och starkare, både på kort och lång sikt. Deras arbete är mycket komplext och utmanande; därför är det högt värderat. Du kan dock välja billigare lösningar för korrekt redovisning genom nearshoring istället för överutgifter.
Har en fråga?
Kom i kontakt!
Baltic Assist tillhandahåller en omfattande outsourcinglösning som sparar kostnader, förbättrar effektiviteten och strategiskt beslutsfattande för ditt företag.
