"När fler människor är villiga att ta "språnget" och öppnar sig för konceptet virtuell assistans, lär de sig snabbt att det är nyckeln till att framgångsrikt arbeta med en virtuell assistent att installera verktygen för att etablera bra kommunikation. Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr, författarna till "How to Build a Successful Virtual Assistant Business".
Och det är ingen överraskning att alla framgångsrika företag förlitar sig på tydligt definierad och rätt kommunikationsstrategi lika mycket som på disciplin, beslutsamhet och fokus. Särskilt om du arbetar med en virtuell assistent spelar daglig kommunikation en viktig roll, eftersom kvaliteten på resultaten du kommer att få beror på hur väl du har beskrivit uppgifterna.
Så om du fortfarande funderar på att minimera rekryterings- och driftskostnader, samt att maximera din tid, investering och pengar eller om du redan har bestämt dig för att lägga ut en kvalificerad yrkesman som kan fjärrstyra olika aktiviteter för ditt företag, här är några tips om hur man säkerställer framgångsrik och effektiv kommunikation med din VA.
INNAN DU BÖRJAR
Enligt Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr: "Oavsett om du har en etablerad virtuell assistent eller om du vill anställa en, måste du alltid tänka framåt. Vilken typ av arbete du kommer att tilldela, hur du kommer att kommunicera uppgifterna och hur arbetet kommer att utföras”.
Innan du bestämmer dig för att outsourca distanspersonal rekommenderar vårt Baltic Assist-team att du gör anteckningar om allt du gör i ditt företag. Vilket innebär att under en vecka eller två hålla reda på varje enskild uppgift som du gör under arbetstiden och dela upp den i följande kategorier:
- Nyckeluppgifterna (t.ex. att utveckla och hantera din affärsstrategi, etc.)
- Viktiga men rutinmässiga uppgifter (t.ex. bokföring, förbereda rapporter, organisera möten, hantera kundförfrågningar, förbereda bokslut, etc.)
- Hjälpsamma men inte väsentliga uppgifter (t.ex. att marknadsföra ditt företag på sociala medier, undersöka potentiella kunder och affärsmöjligheter, etc.)
Och även om, 'Många företagare har svårt att delegera uppgifter eftersom de känner att de ger upp kontrollen. Jag är här för att berätta att ge upp kontrollen inte kunde vara längre från sanningen! Att delegera betyder inte att ge upp kontrollen. Det betyder att få kontroll”, säger Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr. Därför är det väsentligt att identifiera nyckeluppgifterna eftersom huvuddelen av din energi och tid måste läggas på olika aktiviteter, som ger ett väsentligt bidrag till din verksamhet.
8 TIPS ATT KOMMUNIKERA MED DIN VA
1. EN BRA START ÄR HALVAN AV FRAMGÅNGEN
Om du planerar att bygga en långsiktig professionell relation med din virtuella personal kan det vara det första och viktigaste du kan göra att lära känna varandra. För att göra det kan du erbjuda ett Skype-samtal för att dela din affärsbakgrund och professionella mål, samt diskutera dina och dina VA styrkor och svagheter för att få ut det mesta av denna relation. Du kan också kort gå igenom dina undantag och krav, skälen till att du har bestämt dig för att lägga ut på entreprenad, och viktigast av allt, de brådskande uppgifterna, som du planerar att delegera till din VA. Dessutom kan det vara avgörande att diskutera vilken del eller position VA kommer att ta i ditt företag; kanske blir han din personliga assistent, bokhållare, expert på sociala medier, SEO-ansvarig osv.
2. SKAPA EN KÄNSLA AV ÖPPEN KOMMUNIKATION
Det innebär att behandla din VA som en del av ditt team och som en del av ditt företag. Dessutom, visa uppskattning för insatserna, men fokusera oftast inte på avstånd, tidsgap, språkbarriär, etc. Det kan också vara användbart att dra nytta av snabbmeddelandeplattformar, såsom Yammer, HipChat, eBuddy, Viber eller Slack, så du kan vara säker på att relevant information inte ligger begravd i högen av olästa e-postmeddelanden. Men om fler detaljer behöver diskuteras är röst- eller videosamtal ett effektivt sätt att kommunicera.
3. STÄLLA IN SCHEMA FÖR ORDENTLIGT MÖTE OCH VIDEOSAMTAL
Kanske känner du dig mest bekväm med de veckovisa samtalen för att diskutera dina mål och undantag för den specifika veckan eller så föredrar du att ha korta samtal varje morgon för att gå igenom de brådskande uppgifterna för den specifika dagen. Det spelar ingen roll vilket sätt du väljer, men ta alltid lite extra tid att ange det primära syftet med varje samtal. På så sätt kommer du att vara säker på att hålla fokus på nyckelpunkterna för just den uppgiften eller projektet. Dessutom kan det vara användbart att be din VA att skicka dig en sammanfattning efter ditt samtal så att ni båda har en övergripande förståelse för vad som förväntas av leveransen.
4. BEHÖRA E-POSTSYSTEMET
Det är ett utmärkt sätt att kommunicera för de som inte har tid för videosamtal så ofta eller kanske det är stor tidsskillnad mellan dig och din VA. Därför kan du alltid komma överens om att förbereda och skicka e-postmeddelanden med tydliga instruktioner innan du påbörjar en ny uppgift eller ett nytt projekt. Det kan också vara värt att be din VA att svara på varje e-postmeddelande du skickar, på så sätt kan du spåra framstegen och meddela när du behöver vidta åtgärder och kliva in för att få saker på rätt spår igen. Vårt VA-team föreslår också att varje e-postmeddelande endast är relaterat till ett ämne, eftersom att försöka hantera allt i ett e-postmeddelande kan skapa mycket förvirring. Så genom att hålla varje e-postmeddelande till varje fråga gör det lättare att svara och sortera informationen om olika uppgifter och projekt.
5. SKISS TYDLIGT UPPGIFTER
Det är viktigt att vara så informativ som du kan, vilket innebär att tydligt kommunicera dina krav, förväntningar och deadlines, ge en detaljerad beskrivning av de kommande uppgifterna och projekten, men viktigast av allt, tveka inte att be din VA att bekräfta förståelsen . Dessutom är det bara naturligt att ju längre du arbetar med din VA, desto lättare blir det. Därför är det viktigt för att bygga en stark grund redan i början. Var också realistisk när det gäller förväntningar på tiden eller fråga din VA om uppgiften du har markerat är hanterbar inom den tidsram du har satt upp för den.
6. UTNYTTJA AV OLIKA KOMMUNIKATIONSVERKTYG
Nuförtiden finns det många olika sätt att hålla igång kommunikationen, från e-post och olika meddelandeplattformar, såväl som röst- eller videosamtal via Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, SightSpeed eller bara via telefon. Dessutom kan du dela din Google-kalender, så att din VA kan hjälpa dig att organisera möten, hantera ditt schema och ställa in påminnelser. Vad mer är, om du vill vara medveten om alla förändringar och de kommande händelserna kan du alltid synkronisera din kalender med din smartphone eller surfplatta. Dessutom är Trello ett annat spännande verktyg för att organisera och dela dina vardagliga uppgifter och att göra-listor. Dessutom ger det en tydlig visuell översikt jämfört med alla andra projektledningsverktyg.
7. SKAPA DELADE SYSTEM (Dropbox, Google Drive, Microsoft One Drive)
På så sätt kan du bespara dig besväret att ständigt e-posta deadlines, projektlistor och uppdateringar, nyhetslösenord, etc. Dessutom kan du komma överens om att planera din VA:s dagliga/veckovisa uppgifter genom att skapa de delade dokumenten, så att ni båda kan hålla ett öga vad som förväntas bli gjort och vad som redan är färdigt. Naturligtvis är det viktigt att säkerställa förtroende och säkerhet när du delar din viktiga information, kortuppgifter och lösenord med någon du fortfarande lär känna.
8. GE FEEDBACK OCH MOTIVERA
Det är avgörande att uppskatta framgången, uppnådda deadlines, men viktigast av allt, att belöna färdigheter. Genom att ha regelbundna granskningar kan båda sidor dessutom diskutera eventuella problem, utvärdera prestationerna och vara tydlig med nödvändiga förändringar och potentiella förbättringar inom kort. Förutom positiv feedback kan ett vänligt ord eller uppmärksamhet räcka långt för en motiverande person att lägga extra kraft på arbetet, och viktigast av allt, uppenbarligen öka produktiviteten och effektiviteten.
SLUTSATS
Och slutligen, dessa tips och verktyg, som vårt VA-team har genererat och delat här med dig, är utformade för att hjälpa dig att säkerställa effektiv och effektiv kommunikation med din virtuella assistent. Så ta ett exempel från vår erfarenhet och använd e-postsystemet för att ställa krav och undantag för veckan, medan röst-/videosamtal för att i detalj diskutera leveranserna och de pågående (specifika) projekten. Tänk också på att det bara är upp till dig hur varje verktyg eller teknik kommer att användas i ditt företag, men ditt slutliga ansvar är att ta ett steg tillbaka och låta din distanspersonal göra det arbete som du har anlitat dem att göra.