Att arbeta i en virtuell miljö är ett växande fenomen, och det är ingen överraskning att många verkställande direktörer är övertygade om fördelarna som outsourcing ger deras företag. Det ger inte bara en möjlighet att arbeta med de mest begåvade människorna från hela världen utan ger dem också en chans att förbättra företagets produktivitet och konkurrenskraft samtidigt som de minskar kostnaderna för deras produkter och/eller tjänster.
"Folk tycker att virtuellt arbete är nytt och moderikt, och det låter som roligt, men faktiskt, i ett virtuellt team finns det'Det är mycket mer att hantera och du behöver fler regler för att styra några av teamprocesserna.” säger Roderick Swaab, biträdande professor i organisatoriskt beteende vid INSEAD.
Att gå bort från en traditionell arbetsmiljö innebär därför också att traditionella ledningsmetoder och operativa rutiner kanske inte ger samma värde eller resultat, som de vanligtvis gör. Att hantera virtuella team kräver alltså inte bara en viss uppsättning verktyg, tydligt definierade arbetssystem, utmärkta anställningsförmåga utan mest en uppenbar talang för att utnyttja transparens och konstant informationsflöde mellan teamen eller teammedlemmarna.
Faktum är att framgångsrikt leda virtuella team på distans, såväl som uppkomna missförstånd från språk och kulturella skillnader, sannolikt kommer att vara en av de största utmaningarna som chefer har lagt märke till under sin erfarenhet. Och låt oss inte glömma den uppenbara frågan om att bygga förtroende hos fjärranställda, som arbetar från olika platser. Att därför känna till de svårigheter som outsourcing medför för befintlig arbetsmiljö, Baltic Assist teamet har beslutat att dela med oss av 10 lektioner som vi har lärt oss under årens lopp när vi arbetat med olika företag i Europa.
10 VIKTIGA LÄRDER ATT LÄRA FÖR ATT HANTERA VIRTUELLA LAG
"Det enskilt största problemet med kommunikation är illusionen att det har ägt rum," - George Bernard Shaw
1. Bygga förtroende inom ditt team.
I team, där medlemmarna arbetar ansikte mot ansikte, bygger de upp förtroende efter att ha tillbringat kvalitetstid medan de umgås utanför arbetet, delar måltider under lunchen eller helt enkelt diskuterar personliga frågor. Men i en virtuell miljö växer förtroendet genom kollegors konsistens, tillförlitlighet, förutsägbar prestanda, såväl som lyhördhet när de hanterar vissa situationer eller kundrelaterade frågor. Med ord, det är känt som uppgiftsbaserad or förmåga-baserad förtroende, som fortsätter att växa konsekvent med tydliga förväntningar som ställs av chefer och uppfylls av teamet.
2. Skapa en känsla av transparens inom ditt team
I en större skala är synlighet och transparens att arbeta mot samma professionella mål väsentlig att spåra framstegen i alla skeden av projektet. Därför tenderar fjärrlag att använda projektledningsapplikationer och skapa delade system, i Google Drive or dropbox, där de kan uppdatera vilken uppgift som helst efter att den är klar. Utöver detta kan chefer identifiera de kommande utmaningarna innan de orsakar onödiga svårigheter i framtiden. Dessutom, när distansanställda kan se hur deras ansträngningar bidrar till helheten, låter det dem känna sig mer relevanta och kopplade till varandra.
3. Bygg kanalerna för öppen kommunikation
Det bästa en chef kan göra förutom att bygga upp förtroendet inom sitt team är att främja utmärkt kommunikation. Dessutom är det viktigt att kommunicera så proaktivt och ofta du kan, utan att fokusera på tidsgap, språkbarriär, avstånd och många andra faktorer. Dessutom, Baltic Assist team råder dig att dra fördel av snabbmeddelandeplattformarna, som t.ex Viber, Slak, Yammer, eBuddy för att vara säker på att viktig information eller brådskande uppdateringar inte missas i en hög med olästa e-postmeddelanden.
4. Definiera och implementera arbetssystem tydligt
Det är viktigt att veta att genom att skapa repeterbara arbetssystem och sätta standarder kommer ditt team i allmänhet att ha färre frågor. Dessutom kommer du som chef att få en känsla av hur lång tid en viss uppgift bör ta, därför blir det lättare att följa ditt teams prestation och snabbt identifiera om någon är ur spåret eller efter schemat. Dessutom låter detta dig spendera mindre värdefull tid på värdelösa möten eller repetitiva konversationer.
5. Sätt tydliga regler för lyhördhet & inre kommunikation
Det är välkänt att i en virtuell miljö blir allt betonat på grund av bristen på vokala och visuella referenser. Därför är det viktigt att under planeringsstadiet av alla projekt komma överens om uppenbart små saker, såsom en standard för e-postsvar eller omedelbara uppdateringsmeddelanden, etc. När de nödvändiga reglerna är på rätt plats, regelbunden inre kommunikation inom team som behövs för att säkerställa ett smidigt arbetsflöde på daglig basis.
6. Redogör tydligt för uppgifter och sätt upp uppnåbara mål
I vårt tidigare blogginlägg, "Hur säkerställer man en framgångsrik kommunikation med din virtuella assistent?", har vi nämnt, att det är viktigt att vara så informativ som du kan när du arbetar i en virtuell miljö. Därför bör du vara mycket noggrann med dina förväntningar, krav och deadlines, samtidigt som du inte antar något om VA:s kunskap och tidigare erfarenhet. Det innebär att aldrig lämna några förfrågningar öppna för tolkningar, utan be alltid ett virtuellt team att bekräfta förståelsen.
7. Sätt deadlines för allt
Parkinsons lag hävdar att arbetet tenderar att utökas för att fylla den tillgängliga tidsramen för dess slutförande. För att vara mer specifik, om du fastställer en deadline på 10 dagar för att slutföra en viss uppgift, ha tålamod, eftersom det kommer att ta 10 dagar att slutföra det. Med andra ord betyder det att varje uppdrag, som inte har en deadline för det, faktiskt aldrig kommer att göras. Så för att undvika detta, gör det till en vana och sätt deadlines för allt ditt team gör på en daglig basis, även om du inte tror att det kräver det. På så sätt kommer ditt virtuella team att vara så produktivt och effektivt som de potentiellt kan vara.
8. Tilldela uppgifter individuellt, inte till hela gruppen
Är du bekant med uttrycket, "allas ansvar är ingens ansvar"? För att vara mer specifik, om du arbetar i en virtuell miljö finns det en möjlighet, du har redan upplevt detta sociala fenomen. För när man tilldelar en viss uppgift till gruppen människor finns det en chans att ingen tar det ansvaret. Det händer också när virtuell personal tenderar att undvika allmänna samtalskanaler, så att uppgifterna kan begravas under högen av irrelevant information och aldrig göras. För att förhindra detta problem, tilldela därför alltid skyldigheterna till viss VA.
9. Hantera resultat, inte aktiviteten
På ett traditionellt kontor, upptaget arbete brukar misstas för riktigt arbete. Men i den virtuella miljön, när du inte kan se vad ditt team gör, är nyckeln att hantera resultat. Så som vi har nämnt ovan, sätt först tydliga förväntningar och deadlines, övervaka sedan resultaten, inte de dagliga aktiviteterna av ditt lag. Dessutom, om tidsramen är tydligt definierad och alla känner till sina roller och ansvar i ett visst projekt, finns det inget behov av att mikrostyra prestationen.
10. Sätt upp ett belöningssystem och motivera ditt team
Slutligen, glöm inte att känna igen varje persona som fungerar för dig, baserat på hans/hennes färdigheter, samtidigt som du tar dig tid att fira lagets framgång och prestation. Fråga också ditt team då och då om de upplever några problem relaterade till teknik eller kommunikation, vilka förväntningar de har på sina virtuella lagkamrater, hur de trivs i sin arbetsmiljö etc. Genom att göra det kommer du att visa ditt team , att du är öppen för ett samtal och villig att göra förbättringar för att skapa en effektiv och trevlig arbetsmiljö.
Baltic Assist är en pålitlig partner för små och medelstora företag som vill flytta sin verksamhet till en miljö med lägre kostnader. Kontakta oss att få en kostnadsfri konsultation om att skapa ett virtuellt team för ditt företag.