Vet du vem en revisor är? En revisor är någon som löser ett problem du inte visste att du hade på ett sätt som du inte förstår. Bortsett från alla skämt är detta en av de mest ansvarsfulla och krävande uppgifterna i affärsvärlden. Ingen kan undvika det eftersom lagar gör det obligatoriskt att registrera och spåra varje enskild ekonomisk såväl som ekonomisk verksamhet. Bokföringstjänster tenderar att vara dyra och därför är det ett klokt beslut att överväga att lägga ut dem på entreprenad. Du kan stöta på ett dilemma om det är fördelaktigt att lägga ut allt eller bara specifika tjänster. Vilket skulle vara det mest praktiska och minst kostnadskrävande sättet? Läs artikeln för att veta allt om det.
Outsourcing av bokföring – spara tusentals varje månad
Bokföring, av alla företagstjänster, är ganska lika över hela västvärlden. Reglerna (tillämpliga skatter och deras satser) kan ändras, men den använda programvaran, dokumentspårning och standardpraxis är väldigt lika. Detta är den främsta anledningen till att virtuell redovisning och distansrevisorer börjar ta fart. Placeringen av din revisor påverkar uppriktigt sagt inte noggrannheten och kvaliteten på deras arbete.
Den andra faktorn till varför det är värt att outsourca är kostnaden. Bokföring och ekonomi är en kostsam satsning. Eftersom de är obligatoriska kan sådana utgifter inte undvikas. Ändå, med outsourcing kan stora som små företag spara en betydande summa pengar genom att föredra virtuell redovisning framför fysisk. Låt oss jämföra kostnaderna för virtuell och intern redovisning för tre slumpmässiga företag. Förutsättningarna är enkla. I varje fall behöver företaget 45 timmars redovisningsarbete för att se till att alla uppgifter är slutförda. Så här översätts det till siffror.
Diagrammet visar de jämförbara kostnaderna för att anställa lika många interna och virtuella revisorer. Uppgifterna som togs gällde den genomsnittliga interna revisorslönen i Danmark och den relativa standardkostnaden för virtuella redovisningstjänster. Det virtuella bokföringsalternativet sparar dig från de skatter som belastar när du anställer internt. Det senare alternativet samlar ihop sig till cirka 5 tusen euro per månad. Det är också betydligt billigare än att anlita en revisionsbyrå för att sköta din verksamhet. De tar vanligtvis 50-90 euro per timme (Exemplet visar 75 euro per timme). Varje månad kan ett vanligt danskt företag spara hundratals eller till och med tusentals euro. För större företag är resultaten ännu mer överväldigande. Naturligtvis beror det sparade beloppet på den ränta som den virtuella agenten eller byrån debiterar och andra relaterade kostnader, men allt i beräkningen, med lämplig nearshoring och fjärranställningslösningar, kommer fördelarna att vara svindlande.
Dessutom kan en etablerad virtuell revisor leda till skapandet av ditt eget virtuella kontor. Kundtjänst, distansteam och andra områden skulle kunna försörjas på ett adekvat sätt via virtuella agenter och virtuella byrålösningar för nearshoring. Ett bra exempel är de största svenska bankerna Swedbank och SEB, som är verksamma i Baltikum. De har båda stora servicecenter här, dedikerade till att bara arbeta och stötta den svenska avdelningen, vilket gör att de värdesätter outsourcing och nearshoring och ser fördelarna med dem. Dessa banker är flera miljarder euroföretag. Finns det någon anledning till varför du inte ska prova samma sak?
Kanalisera sparade medel – stärk din verksamhet
Låt oss piggyback på exemplet i diagrammet ovan. Låt oss anta att ditt företag sparade cirka 3 36 per månad genom att välja att lägga ut bokföring på entreprenad. Under året är det XNUMX tusen euro i minskade utgifter. För alla företag är denna summa inget skämt och är åtminstone värt att överväga. Du kan välja att testa virtuell redovisning innan du binder dig helt.
Dessa tusentals sparade euro skulle kunna diversifieras, återinvesteras i företaget, betalas ut som utdelningar eller bonusar, sparas som tillgångar, etc. Den främsta anledningen till outsourcing är att minska arbetskostnaderna utan att kvaliteten på arbetet försämras. Det är en win-win-situation för ditt företag.
Dessutom kan virtuella revisorer ringas ut till ditt huvudkontor när som helst. Du kan ordna utbildningar, möten, konferenser samt deltagande i företagsevent för att helt inkludera dina distansanställda. Nearshoring innebär att flyg- och resekostnaderna inte kommer att bli så stora och att kunna språket kommer att möjliggöra flytande och effektiv kommunikation. Arbetsgivaren kan utbilda och utöka kvalifikationerna för sina virtuella revisorer om de så önskar. Oavsett vilken väg du vill gå kan du alltid rådgöra med tjänsteleverantören för att optimera processer och öka prestanda.
Exakta redovisningsuppgifter värda att lägga ut på entreprenad
Det finns många redovisningstjänster som är värda att lägga ut på entreprenad. Det är en av våra väsentliga tjänster och förblir en integrerad del av kärnan i vår verksamhet. Tjänsteleverantörer kan erbjuda en mängd olika uppgifter eller fokusera på en enda, heltäckande redovisningsmetod. Bland de mest populära och erkända är:
1. Bokföring och bokföring
För varje företag är ordentliga böcker inte bara nödvändiga; de är obligatoriska om företaget vill växa och expandera. Genom att känna till utgifterna, analysera kassaflödet och optimera antalet transaktioner kan en organisation spara betydande summor över korta och långa tidsperioder. Virtuell redovisning och bokföring hanterar initiala inställningar, lager- och tillgångsredovisning, moms- och kostnadsrapporter samt andra relaterade åtgärder.
2. Lönetjänster
Att hantera och genomföra löner enligt tidtabell kan vara påfrestande om det råder brist på resurser på ekonomiavdelningen. Data måste fyllas i, rapporter genereras, skatter beräknas och korrekta summor fördelas. Dessa kombinerade processer kräver att människor regelbundet är på jobbet och kontinuerlig övervakning. Ett mycket billigare sätt att hantera dessa operationer för ditt företag är bara att lägga ut lönetjänster på entreprenad. Lönebetalning är ett måste. Dina anställda och arbetsstyrka är den mest pålitliga resursen som måste tas om hand.
3. Upprättande av utlåtanden/rapporter
Virtuella revisorer kan förbereda och generera såväl ekonomiska som ledningsutlåtanden/rapporter. Sådana dokument är mycket värdefulla för ditt företag eftersom de ger tydliga statistiska insikter och gör det möjligt för oss att prognostisera in i framtiden. Specifika rapporter är nödvändiga för banker eller investerare, medan utlåtanden måste lämnas in till skatteinspektioner och andra statliga institutioner. Om dessa dokument är i sin ordning har ditt företag en större chans att bli lönsam och konkurrera ut andra. Virtuella revisorer kan förbereda månatliga, kvartalsvisa och andra periodiska finansiella rapporter, kassaflöden, konsoliderade finansiella rapporter, specifika förvaltningsrapporter, ordna arkiverade böcker från tidigare perioder, uppskatta och beräkna CIT (bolagsinkomstskatt) samt andra relaterade tjänster.
4. Betalningshanteringstjänster
Detta är ett område där det helt enkelt inte finns utrymme för fel. Du vill inte missa ett misstag i din faktura eller kundens transaktion. Virtuella bokföringstjänster kan ta hand om kontantöverföringar och kontantväxling samt ordna fakturering, betalning av fakturor m.m.
5. Företagssekreterartjänster
Företags- och affärsdokumentation är kärnan i byråkratin. Administrativt arbete är lika viktigt som tekniska eller analytiska uppgifter. Utan korrekt administration skulle papper och dokument gå förlorade, företag skulle kämpa och många företag (särskilt större) skulle hamna i oordning. För att undvika det anställs sekreterare, administratörer, chefer. Dessa tjänster kostar mycket. Vad som däremot inte gör det är en virtuell assistent.
En kompetent och välutbildad personal, som du själv kan välja kommer att hantera företagsdokumentation, hantera och utföra korrespondensrelaterade ärenden samt lagra data, föra register över anställda. Detta skulle vara en enorm lättnad från interna axlar.
Om du ser många nackdelar
Ja, redovisningsarbete kräver utmärkt noggrannhet, engagemang och erfarenhet. Men, som tidigare nämnts, är dokumentationen över hela EU och EEE mycket lika. När avståndet mellan ditt verksamhetsland och platsen för den virtuella assistenten är stort kan det finnas specifika problem. Men nearshoring eliminerar dem nästan och ger utan tvekan inga problem med att kommunicera, delegera uppgifter, lösa saker etc. Ja, skillnaderna finns, men specialister kan tränas för att förstå nya uppsättningar av dokumentation, lära sig nya skattesatser och annat.
Allt som allt, med rätt tålamod, fungerar outsourcad virtuell redovisning med alla platskombinationer. Men varför slösa pengar när det finns beprövade virtuella redovisningslösningar i närheten? Vi undrar också.
Rädd för bristande kompetens från den virtuella agenten? Det ska du inte vara, främst om du har att göra med Baltikum. Även om de är ganska nya länder, befinner de tre baltiska systrarna Litauen, Lettland och Estland sig mitt i en snabb ekonomisk tillväxt och utveckling. Roliga fakta – Litauen rankas som det land med flest universitetsutexaminerade per capita i EU. Dessutom talar litauer (i genomsnitt) 2.7 språk, på andra plats i EU. Genom att anlita en virtuell revisor från Baltikum får du alltid en kompetent, utbildad, lärorik och högmotiverad specialist som kommer att utföra de uppgifter du delegerar. Det bästa med det – deras tjänster är mycket billigare än din lokala arbetskraft!
Stanna inte efter – gå virtuellt och gå före
I den här arbetslinjen, med datorer och digital dokumentation, samt molnlösningar, som blir mer och mer framträdande, är idén om att vara intern för att tillhandahålla redovisningstjänster förlegad. Ja, konceptet kan verka tilltalande och välkommet i många företag, men som vi illustrerat ovan kan du spara enorma summor pengar som annars skulle ägnas åt redovisningspersonalen. I genomsnitt kan en revisor på mellannivå i Skandinavien tjäna uppemot 3 tusen euro. En lika kompetent virtuell revisor från ett närliggande land, till exempel i Baltikum, skulle kosta 50-60 procent mindre. Men leverantörer erbjuder ett ännu bättre alternativ att betala en timavgift. Mindre och medelstora företag kanske inte behöver en heltidsanställd eller ett team av revisorer, så virtuell redovisning är mycket välkommen. Du betalar en fast/fast timavgift istället för att underhålla en anställd som skulle sitta med ingenting att göra under hälften av tiden. Detta kan spara så mycket som 70 % av dina vanliga kostnader i lönekostnader.
Nearshoring är det främsta och bästa exemplet på hur fjärrredovisning fungerar. Det nära avståndet mellan de två länderna gör att det finns små kulturella och tidsskillnader och därmed ingen kamp för att kommunicera eller delegera uppgifter. Låt oss ge ett typiskt exempel. Ett företag i Skandinavien letar efter pålitliga, högkvalitativa men inte alltför kostsamma redovisningslösningar. Däremot vill de vara praktiska i urvalsprocessen för att se till att de anställer rätt person. Vad är det bästa att göra? Självklart blir det virtuellt!
Dessutom, med den interna anställningen, kan processen ta många veckor eller till och med månader. Virtuella byråer har vanligtvis rätt kopplingar och kan ordna ordentliga intervjuer mycket snabbare. Din medarbetare kommer iväg och börjar arbeta nästan omedelbart.
Slutsats och rekommendation
Om du funderar på virtuell bokföring rekommenderar vi starkt att du inte tvekar! Ge järnet. Du kommer att se fördelarna direkt och på lång sikt. Finansiellt andrum eller möjligheten att diversifiera fonder, kanalisera dem till FoU eller andra avdelningar är ett välkommet tillskott alla dagar i veckan. Tjänster som lönehantering, förberedelse av utdrag och bokföring kan hanteras till lägre kostnader om du är nära land och helt enkelt är virtuell.
Är du osäker på om du ska lägga ut dina redovisningstjänster på entreprenad? eller vilka redovisningstjänster är värda att lägga ut på entreprenad för ditt företag? Boka gratis konsultation