Det är mer än tydligt att många företag nu för tiden står inför kamper för att hålla igång sin verksamhet. Den här osäkra pandemin förändrar arbetskulturen och tvingar företag att skapa lämpliga villkor för sin personal att arbeta hemifrån. Att bygga en arbetskultur på distans (att arbeta hemifrån) kan vara lösningen för att rädda ditt företag.
Det är utmanande att skapa en effektiv distansarbetskultur över en natt. På grund av vår världs situation nu måste företag och anställda anpassa sig till att arbeta på distans. Det bör göras snabbt för att bevara arbetsplatsen för de anställda samtidigt som flödet av tjänster som tillhandahålls på en tillfredsställande nivå för dina kunder. Ändå kan förmågan att arbeta produktivt på distans påverka minskningen av de potentiella förlusterna.
I den här artikeln kommer vi att ge enkla tips om var du ska börja om du och ditt företag är villiga att börja implementera distansarbetskultur.
Hur vet vi det?
På Baltic Assist skapar vi en distansarbetskultur i över 5 år nu. Cirka 55 % av våra anställda arbetar på distans minst 90 % av sin tid. 97 % av vår personal är fullt kapabla att arbeta hemifrån utan att minska produktiviteten och tiden som läggs på att förbereda system.
Första tipset: Spåra produktiviteten för din medarbetare som arbetar på distans
Om en anställd eller ett team inte har erfarenhet av att arbeta på distans, och chefer inte vet hur de ska kontrollera medarbetarna, kommer det att skapa misstro och osäkerhet mellan båda. Chefen ansvarar för att hålla deadlines och nå målen. Det är utmanande att hålla reda på projekt, uppgifter och till och med kommunikation mellan teammedlemmar utan fysisk närvaro.
Att skapa ett system med tre huvudkomponenter skulle kunna lösa problemet och hjälpa till att fördela uppgifter och projekt samt följa upp och utvärdera anställdas arbete hemifrån.
- Projekt- och uppdragsledning. Det finns onlineverktyg för att tilldela uppgifter och projekt, hantera dem och kontrollera framstegen. Det kommer att hjälpa chefen att tilldela, kontrollera och mäta medarbetarens prestation ännu mer än att vara fysiskt bredvid dem.
Det finns många olika projekt- och uppgiftshanteringsverktyg (även gratis – grundläggande planer) för att täcka väsentliga affärsbehov. På Baltic Assist rekommenderar vi dessa verktyg: Jira, Asana, Trello.
- Tidsuppföljning. Du kan spåra arbetstiden på olika projekt, kontrollera prestanda och effektivitet hos dina teammedlemmar som arbetar hemifrån. Integrationen med projekt- och uppgiftshanteringsverktyget kommer att visa en tydlig bild av de anställdas prestationer.
Det finns också många olika verktyg för tidsspårning. Vårt val är navstaff, men det är andra bra verktyg, Såsom TimeCamp or Växla. De flesta av dem har en gratisversion för att täcka grundläggande behov.
- Kommunikationsverktyg. För att kommunicera virtuellt använder vi flera olika mekanismer. Slak är vårt primära verktyg för intern kommunikation, delning av filer och snabba problem. Fel är utmärkt för att dela känslig information, som kräver en hög säkerhetsnivå. Microsoft-lag och Zoom för videokonferenser och virtuella möten med kunder och teammedlemmar.
Tips 2: Utbilda anställda som arbetar hemifrån
Det värsta du någonsin kan göra är att implementera nya system eller principer utan anledning bara för att andra gör det. Om du har ett syfte och ser hur ett visst verktyg kommer att vara användbart för alla i företaget – förklara det för dina anställda. Tydligt, öppet och konsekvent. Det är en av de kritiska aspekterna för att skapa en effektiv distansarbetskultur.
Tredje tipset: Ange principer för kommunikation
Du blev van vid att ställa frågor, diskutera och organisera möten fysiskt. Det fanns tydliga riktlinjer för att lösa olika sorters uppgifter. Till exempel, om problemet är akut och måste åtgärdas snabbt – ropar du ett namn och ber om det. Å andra sidan, om du har en komplicerad fråga som kräver ett mer utökat svar, skriver du ett mejl eller anordnar ett möte.
Att arbeta på distans, det förblir detsamma, bara verktygen ändras. Vilken typ av frågor, problem löser du via e-post, telefon eller chattverktyg? Vem är ansvarig för att svara på frågor och frågor om ett visst ämne? Skapa principer, riktlinjer för fjärrkommunikation i ditt företag och förklara dem för anställda.
Fjärde tipset: Få anställda att känna sig viktiga
Fjärrarbete kan skapa känslan för en gruppmedlem av att vara mindre kritisk, frånkopplad och isolerad, vilket kan leda till lägre produktivitet och nedläggning av chef och företag. Istället ska det vara ständiga möten mellan kollegor, ge dagliga uppgifter och engagemang i organisatoriska initiativ och evenemang. Som till exempel avlägsen trivia-spelkväll eller virtuell lunchrast, kommer du att bli förvånad över hur det höjer den anställdes moral.
5:e tipset: Råd om hur du ställer in hemmaregler och rutin
Home har en koppling till avkoppling, vila, lek med barn, etc. Det minsta det förknippar med arbete. Speciellt när barn och husdjur leker och bullrar. På så sätt kommer produktiviteten att minska, vilket leder till missade deadlines, oavslutade uppgifter eller förlorade kunder, etc. Hur ändrar man det? Råd om hur man inrättar en arbetsplats hemma.
Ställ först upp arbetsplatsen hemma där ingen kommer att störa, eller åtminstone kommer störningsnivån att reduceras till ett minimum.
För det andra, skapa samma rutin som att gå till kontoret – vakna tidigt, tvätta, klä dig som du är van vid på jobbet. Vetenskapligt bevisat att vår hjärna går in i arbetsregimen när vi förbereder samma sak som att gå till kontoret.
Det är viktigt att sätta upp reglerna för dig själv och din familj. Ställ in tiden när du arbetar, så kan ingen störa dig. Under tiden, ange tiden, som kommer att vara för skoj och familj.
Extra tips: om det är svårt att koncentrera sig på att arbeta hemifrån, prova givande träning. Sätt en belöning till dig själv (som en kopp kaffe, en bit av kakan, en promenad med en hund, en tupplur, etc..) efter att du är klar med en uppgift. Du kan göra det varje gång, med början från mini-uppgifter och gå till mer betydande. Du kommer att kunna utföra fler jobb än 90 % av andra som arbetar hemifrån.
Slutsats
Under denna ovanliga situation i världen måste företag anpassa sig och förändras. Att bygga en distansarbetskultur är en av de viktigaste aspekterna av dagens situation. Du kan ändra och implementera systemen över en natt, men att bygga en distansarbetskultur kommer att ta längre tid. Du kan börja med att tillämpa projekt- och uppgiftshantering, tidsspårning, kommunikationsregler, principer och verktyg. Förklara och utbilda sedan anställda och låt dem aldrig känna sig oviktiga.
Om du gör det, till en början, anpassar dina medarbetare sig lättare och blir mer produktiva. Dina tjänster kommer att förbli åtminstone desamma, vilket leder till nöjda kunder och minskade risker för potentiella förluster.
Om du har några frågor eller behöver hjälp är du välkommen fråga oss här. Vi hjälper gärna företag i dessa utmanande tider. Tillsammans är vi starkare.