Introduktion till Outsourcing Accounting
Många småföretag, nystartade företag och entreprenörer tycker att det är utmanande att anlita en revisor. Speciellt med rätt kompetens för att förbereda sitt företags bokslut, hantera bankkontooperationer, analysera finansiella data och förbereda utgående fakturor.
Nuförtiden är det ännu mer utmanande att hitta en kvalificerad och kvalificerad person till ett överkomligt pris.
Mer än 1/3 av småföretagen lägger ut sin bokföring på entreprenad. Intressant är att de flesta små företag som lägger ut entreprenad inte känner sig bekväma med att göra bokföringen på egen hand.
Även om det är allmänt trott att redovisning och bokföring måste göras inne i verksamheten. Men det är viktigt att fråga dig själv om du har den nödvändiga kompetensen och erfarenheten för att utföra det här jobbet. Dessutom, har din personal tillräckligt med erfarenhet för att kupera med ökande redovisningsuppgifter. Sammanlagt anser 62 % av alla småföretag att de betalar för mycket skatt.
På grund av detta faktum kan du överväga outsourcing av redovisningstjänster till ett företag som har rätt kunskap och kvalifikationer. Också vilket företag kan göra samma jobb mer kvalitativt och kostnadseffektivt.
Av samma anledning har många verkställande direktörer lagt märke till olika positiva aspekter av att lägga ut bokförings- och redovisningstjänster på entreprenad. Det är viktigt att lägga ut sådana tjänster utan några negativa effekter på deras verksamhet, anställda och kunder.
Därför vill vi dela med oss av de 7 bästa fördelarna som våra kunder i Danmark, Norge, Sverige och Schweiz redan har upplevt efter att de beslutat att lägga ut bokföring och redovisning.
7 Fördelar med att lägga ut redovisnings- och bokföringstjänster på entreprenad
1. Kostnadsbesparande redovisningstjänster
Generellt sett anser de flesta företag att outsourcing är en extra kostnad och därför är den onödiga kostnaden för sin verksamhet. Det är inte alls rätt uppfattning. I själva verket är det tvärtom.
Våra kunder som lägger ut redovisning är villiga att minska sina utgifter men viktigast av allt, utan att försämra kvaliteten.
De besparingar som outsourcing vanligtvis ger kan vara ganska avsevärda eftersom de flesta företag kan erbjuda sina tjänster till lägre kostnadsnivåer (vanligtvis på grund av lägre arbetskostnader på deras plats).
Dessutom, genom att lägga ut på entreprenad, sparar du pengar på att betala löner, skatter, kontorsmaterial och förmåner för heltids- eller deltidsanställda. Du betalar bara för det du behöver. Det finns ingen förlust i produktivitetskostnader som följer med att anställa heltidsanställda.
2. Eliminera tid och kostnader för anställningsprocesser
Om du tittar på bilden är rekryteringsprocessen ett rigoröst jobb. Det tar resurser att hantera det, från att skapa en rekryteringsstrategi till att välja ut sökande för att intervjua dem. Rekryteringsprocessen tar tid för ditt företag, det kostar, och du kommer att behöva ägna tiden åt antingen dig själv eller den anställde.
Många företag överväger inte den tid de lägger på att leta efter en professionell revisor. Och tid korrelerar lika mycket med kostnader. Det måste redovisas för besparingar av outsourcing av affärsprocesser.
3. Spara din tid
När ditt företag växer kommer du att ägna mer tid åt att hantera dina pengar och mindre tid på att skala verksamheten. Därför hjälper outsourcing av administrativa uppgifter som bokföring och redovisning dig att fokusera din tid, energi och resurser på att skapa affärsstrategier. Det kommer att ge mer intäkter, liksom nätverk och bygga relationer med dina kunder.
4. Sakkunniga revisorer och bokförare
Outsourcing kan ge dig möjligheten att anlita en professionell med högre expertis till ett överkomligt pris.
Utlagda bokförings- och redovisningsserviceföretag måste ständigt förbättra sina kunskaper och kvalifikationer för att förbli konkurrenskraftiga på marknaden. Tänk dig att 50 personer arbetar på samma kontor. De kan enkelt dela de nya redovisningstrenderna, lösningarna och verktygen. För att lägga till mer, stora redovisningsföretag har mer omfattande tillgång till utbildningar, kurser och de deltar kontinuerligt.
Dessutom ger outsourcing till en revisionsbyrå dig tillgång till teamet med revisorer. Till exempel på Baltic Assist, för det fasta priset får företaget ett team av revisorer. Inte bara en person för att hantera olika typer av uppgifter.
Genom att välja outsourcingföretag på ett klokt sätt kan du vara säker på att din bokföring ligger i det pålitliga och kunniga företagets händer.
5. Skala bokföring enkelt
Bokföringstjänsteleverantörerna har mängden tillgänglighet för att skala dina tjänster avsevärt utan fördröjning. Till exempel, om dina bokförings- och redovisningsuppgifter överstiger antalet funktioner för 1 anställd, kan du enkelt bli påtvingad med den extra arbetsstyrkan. Utan att behöva gå igenom en rigorös rekryteringsprocess.
Dessutom debiterar leverantörer av redovisnings- och bokföringstjänster på timbasis. Det betyder att du kan skala upp eller ner timmarna utan avbrott.
6. Automationsteknik
De flesta företag använder programvara för bokföringsautomatisering för att spara tid. Det kommer att spara tid, men viktigast av allt, det minskar riskerna. Att automatisera bokföring är att minimera mänskliga fel. För det andra, i automatiseringsprogram, får revisorer realtidsrapporter. De hjälper till att fånga upp potentiella problem och lösa dem i ett tidigt skede. För det tredje kommer det att minska sannolikheten för interna bedrägerier.
De flesta av bokföringstjänsteleverantörerna är högt kvalificerade inom automationsverktygen som t.ex Quickbooks, Salvia, Visma, Xero, Microsoft Dynamics, SAP och mycket mer.
Om dina revisorer fortfarande bara använder Excel-ark – slösar du bort din tid och dina pengar.
7. En revisor är din rådgivare
En bra revisor ger alltid råd om hur man effektiviserar redovisningen. Ibland kanske han arbetar med ett par företag och föreslår en utmärkt upplevelse från en annan kund. Oavsett om det handlar om beskattning, bokföringsprogram eller till och med ge finansiell rådgivning.
När du bör överväga att lägga ut din bokföring och bokföring på entreprenad
Från vår erfarenhet av att arbeta med olika skandinaviska och västerländska företag, tenderar outsourcing av bokföring och redovisning att fungera bäst när:
- Ett litet företag kräver inte en heltidsbokhållare utan behöver en person med mer kompetens än vad kontorschefen eller receptionisten kan ge.
- Ett företag av vilken storlek som helst kan inte hitta en heltidsanställd med lämpliga förmågor till överkomliga kostnader.
- Ett växande företag letar efter möjligheter att skala sina redovisnings- och bokföringstjänster när som helst.
- De tillfälliga tjänsterna behövs, t ex extra hjälp med årsbokslut eller om en heltidsanställd ska åka på semester, mammaledighet etc.
Men även du kommer att anställa en skicklig och kvalificerad person, någon (vanligtvis verkställande direktören) kommer fortfarande att behöva vara inblandad i processen medan du godkänner fakturor, gör insättningar, granskar tidrapporter, etc.
5 saker att leta efter innan du outsourcing
När du väl bestämt dig för att lägga ut på entreprenad bör nästa steg vara att välja ett outsourcingföretag som passar dina mål och mål, men viktigast av allt, skulle kunna matcha dina behov och krav. Vi tror att när du lägger ut bokförings- och redovisningstjänster på entreprenad måste kvaliteten på prestanda och effektivitet vara högsta prioritet. Men några mer väsentliga faktorer måste också beaktas.
1. Vilka redovisnings- och bokföringstjänster du är i behov av
Är det för att upprätta månadsslutsrapporter, balansräkningar, lönetjänster, rapportering till myndigheter eller ta hand om dina leverantörsskulder och fordringar? Du kanske behöver någon för att förbereda dina bankavstämningar och analyser eller bara lägga in uppgifterna i bokföringsprogramvaran? Vad det än skulle vara, måste du vara tydlig med vad du personligen gör, vad din interna personal ansvarar för och vad du vill att någon annan ska göra.
2. Konkurrenskraftiga kostnadsintervall.
Varje redovisnings- och bokföringsföretag har sina betalningssystem – några av dem tar betalt per timme, andra varje månad. Därför kan du välja den betalningsperiod som passar dina behov och budget bäst, men ta inte ditt beslut enbart utifrån kostnadseffektivitet.
3. Expertis.
Se till att företaget du vill anlita är erfaret, professionellt och har rätt kvalifikationer. Kom ihåg att du alltid kan be om några rekommendationer från deras tidigare eller befintliga kunder, titta på deras rykte på marknaden, finansiella stabilitet, och viktigast av allt, deras förmåga att leverera hög kvalitet och konsekventa resultat.
4. Datasäkerhet.
Enligt vår åsikt spelar datasäkerhet en viktig roll vid outsourcing av redovisningstjänster online. Det mycket respektabla företaget hanterar sina kunders data med den mest nödvändiga integriteten och ser till att varje transaktion är säker. Det är viktigt eftersom du inte bara kommer att kommunicera kassaflödesinformation till dem utan också konfidentiell information.
5. Flexibelt servicenivåavtal.
Redovisning och bokföring tjänsteleverantör måste visa sin flexibilitet och vilja att matcha dina framtida behov och krav. Vi rekommenderar starkt att du kontrollerar villkoren innan du skriver under avtalet, så att du blir medveten om hur du säger upp avtalet om du inte är nöjd med deras arbete.
6 redovisningsuppgifter ditt företag kan lägga ut på entreprenad i morgon
- Bokföring.
- Rapportering till myndigheter och ledning.
- Lönehanteringstjänster.
- Leverantörsskulder (skapande av betalningar).
- Kundfordringar (gäldenärsuppföljning).
Om du är villig att lära dig mer, läs gärna vår artikel om redovisningstjänster som företag kan lägga ut på entreprenad.
Bonusråd: Om du anlitar en stor-fem revisionsbyrå för att utföra en revision, bör du fortsätta att använda det andra företaget för dina redovisnings- och bokföringsfunktioner. På grund av oberoende regleringar och standarder inom redovisningsbranschen kan ett CPA-företag som utför en revision inte också utföra redovisning och bokföring för samma företag.
Slutsats
Det finns betydande fördelar för kunder som väljer att lägga ut sina redovisningsuppgifter på entreprenad. Till att börja med kostnadseffektivitet och avslutas med flexibilitet vad gäller kontrakt eller skalning av antalet funktioner. Redovisning och bokföring är en viktig del av verksamheten, men också komplex. Det kräver tid och specifik kunskap. Utan redovisningserfarenhet kan det uppstå många fel som kan leda till att din verksamhet minskar eller till och med går i konkurs.
Baltic Assist är en pålitlig redovisningsleverantör till små och medelstora företag med över 500 kunder från Skandinavien och Västeuropa. Du kan kolla våra redovisnings- och bokföringstjänster eller lämna oss en offert.