Nyheter

Hur man outsourca tjänster och anställda framgångsrikt

Baltic assist - Skräddarsydda outsourcinglösningar

För de som läser det här inlägget är outsourcing förmodligen något av intresse. Det förstår vi. Företag över hela världen lutar åt outsourcing av en mängd olika anledningar. Det kan vara att sänka kostnaderna och nå en bredare marknad, implementera nya strategier eller till och med något helt annat. Outsourcing kan vara fördelaktigt på grund av juridiska, ekonomiska eller sociala skillnader mellan länder, regioner eller till och med kontinenter.

Ändå är det inte alla som får det att fungera. Men varför? Kanske beror det på att den fullständiga kunskapen om framgångsrik outsourcing inte kan sättas i en mening. Framgång är inte lätt på den här marknaden. Det är ett brett ämne som kräver en djupare dykning i det. Låt oss göra det och dela lite kunskap till dig om de viktigaste utmaningarna med framgångsrik outsourcing, och dela några tips för att få dig att gå i rätt riktning.

Det är inte utan sina utmaningar

Om du skulle hoppa med huvudet först in i ett outsourcingföretag, är chansen stor att dina utgifter skulle öka, men du skulle inte få någon monetär eller faktisk fördel eller minska utgifterna. Vi hör om företag som samlar på sig flersiffriga förluster på grund av oprofessionella och heta beslut att fördjupa sig i outsourcing. Även om det har en betydande uppsida, är det knappast möjligt att bara få det att fungera utan förberedelser eller stöd.

Huvudhindret – att hitta rätt plats

Den primära utmaningen svävar för det mesta runt platsen. Ibland väljer företag att lägga ut lokalt på entreprenad, som att hitta ett billigare kontor över hela stan. De verkligt effektiva och ekonomiska lösningarna är dock nästan 100 % internationella, ibland till och med interkontinentala. Om en viss marknad erbjuder lägre arbetskraft, utan att behöva kompromissa för mycket eller alls när det gäller service eller produktkvalitet, är det grönt ljus att gå. Trots dessa fakta är vissa företagare långsamma till och med att tro att billigare, utlagd arbetskraft är bra.

Tja, vi är här för att ändra dessa övertygelser. Att genomföra en outsourcing-anställningsplan genom att bara känna till det billigaste landet är ännu inte värt det. Förutom de lägre kostnaderna för att anställa människor, skattefria undantag, finns det fler faktorer att ta hänsyn till innan du väljer en plats att lägga ut på entreprenad.

Baltic Assist begränsar det till dessa faktorer för att bestämma den bästa platsen för outsourcing:

  • Lämpliga eller flexibla juridiska och politiska villkor för anställning och företagande
  • Låga skatter för arbetsgivaren
  • Lägre arbetskostnad
  • Kulturella eller affärsmässiga likheter

Allt annat av varierande betydelse kommer sannolikt att falla under en av dessa kategorier. Låt oss dyka lite djupare och ge exempel.

Politisk stabilitet + små juridiska hinder

Geopolitik är viktigt. Att investera på internationella marknader som inte har någon politisk stabilitet har alltid en hög risk. Det är därför ett mindre EU-land som Belgien, med 11.4 miljoner människor, lockar till sig mycket fler externa investeringar än 46 miljoner Ukraina. Företag älskar politisk stabilitet. Den lokala arbetsrätten är också av stor betydelse. Det spelar en viktig roll i det slutliga beslutet. Till exempel är det mycket mer komplicerat att anställa någon i Ryssland för en utländsk enhet än att göra det i EU. Det är bara så det är. Således växer mycket fler USA-baserade eller Europa-baserade företagsdotterbolag över hela EU snarare än att flytta till en stor marknad som Ryssland. Så förnuftiga beslutsfattare bör överväga ett alternativ till Ryssland.

Så låt oss säga att du har begränsat det till två platser: Litauen och det tidigare nämnda Ukraina. Låt oss också anta att båda länderna på pappret har lika kompetenta kandidater. Enligt WorldData har Ukraina en mycket lägre genomsnittlig årslön så vågen borde sannolikt väga till dess fördel, eller hur? Men du kommer förmodligen att välja Litauen på grund av:

  • Den mer stabila geopolitiska situationen,
  • EU-reglerat och förbisett rättssystem

Söker efter det perfekta läget med små företagsskatter

Nästa steg – räkna ut hur mycket skatt du måste betala. Scoutingen av företagsskatter går hand i hand med föregående steg. En stor del av företagen söker lägre skatter. Skattetrycket på vissa inhemska marknader är ett verkligt problem för arbetsgivarna. Vilket inte är överraskande när man betänker att bolagsskatten är en viktig del för att bestämma den näst bästa platsen för outsourcing. Genom att känna till skattesystemet kan du välja ett av två tillvägagångssätt:

  1. Det första alternativet, öppna ditt dotterbolag i respektive land. Du kommer att verka som en organisation i landet och betala alla skatter. Nedan jämför vi bolagsskatter som tillämpades på företag i de listade länderna i slutet av 2018. Används var KPMG:s bolagsskattetabell.

Baltic assist - Skräddarsydda outsourcinglösningar

 

Diagrammet ovan visar andelen bolagsskatt (räknat från årsinkomsten) runt om i världen. Enligt denna information skulle du vara bäst av att etablera ett dotterbolag i Ungern eller Litauen, där bolagsskattesatserna är 9 respektive 15 %. Förenade Arabemiraten och dess bolagsskatt på 55 % skulle vara den minst kostnadseffektiva lösningen. Det globala genomsnittet på 23.79 % används för skala.

  1. Det andra alternativet, hitta frilansande individer och anamma kontraktsbaserad anställning eller använd virtuella byråers tjänster. Även om det kan ge blandade resultat att anställa en frilansare, är virtuella byråer en absolut hemmakörning. Lite eller inga juridiska problem, beprövade specialister, problemlösning i realtid. Detta alternativ är värt att titta på.

Utifrån dessa data och fakta kan vi anta att outsourcing till en plats med högre bolagsskatt (som från Danmark till Förenade Arabemiraten) för att minska kostnaderna är ineffektivt. Det bästa vore om du hittade en plats med lägre bolagsskattesatser än din nuvarande hemmamarknad. Ett land som Litauen eller Ungern för en sådan strävan är vanligtvis mycket bättre.

Att avgöra var man kan hitta mer prisvärda anställda

När vi talar om företagsutgifter är ingenting dyrare än anställda. Människor är den mest värdefulla och mest krävande resursen. Utan ordentliga och skickliga specialister skulle även de bästa varumärkena och organisationerna stanna. Alla värdesätter talang och företag sparar inga kostnader för att anställa de bästa och smartaste.

Det spekuleras i stor omfattning att en "bra" och skicklig anställd är dyrare att anställa än en med lägre kompetens, vilket inte alls stämmer. Även om detta faktum på en inhemsk och sluten marknad kan ha en viss sanning, på en global skala, när det gäller outsourcing, faller sådana spekulationer till damm.

Ett exempel: den genomsnittliga månadslönen i Israel var i slutet av 2017 cirka 2,575 5,485 euro per månad. I Danmark låg den på 2 10 Euro (båda siffrorna är före skatt), alltså mer än XNUMX gånger högre. Sålunda antyder siffrorna att danska arbetare är mer skickliga än israeler, vilket sedan kostar mer för företag att anställa, eller hur? Fel. Sådana slutsatser är, enligt World Atlas, motsatta sanningen. Israel har världens fjärde mest kompetenta arbetskraft medan Danmark inte ens knäcker topp XNUMX.

Men om man ser på saker och ting från en objektiv synvinkel är det lite mer komplicerat att anställa den bästa personen för jobbet än att bara säga dyrt=bättre eller billigare=bättre. Statistiken säger till exempel att finländarna har världens mest framgångsrika skolsystem; sålunda kommer lärarna sannolikt att värderas högre och vara mer kompetenta än specialister från ett land med svagare skolsystem.

Det betyder dock inte att till exempel en laserteknolog från Finland också skulle vara bättre än en från Litauen. Tvärtom, även om litauerna inte är någon match för finländarna i skolundervisningen är de mycket mer kvalificerade inom laserteknik. Företag tenderar att välja destination för outsourcing främst baserat på kostnaden.

För att få ut det mesta av det måste du anpassa den slutliga kostnaden för anställningen till specialistens kompetens och hans eller hennes kvalifikationer. Först då kan ett riktigt beslut fattas.

Företag tenderar att välja destination för outsourcing främst baserat på kostnaden. Eftersom de flesta utlagda jobb är av allmän kvalifikation, är det inte svårt att begränsa de bästa möjliga destinationerna. Till exempel i Europa är dessa platser främst de baltiska staterna, Polen och Östeuropa (Rumänien, Bulgarien). Är du intresserad av siffror? Här är ett diagram för den genomsnittliga månadslönen (i euro) runt om i EU.

Baltic assist - Skräddarsydda outsourcinglösningar

Diagrammet ger företag som letar efter outsourcingmöjligheter en tydlig bild av var de kan lägga ut på entreprenad för att minska kostnaderna mest. Till exempel är medellönen i Bulgarien nästan åtta gånger lägre än i Danmark.

Bli global eller förbli regional?

Om du till exempel kommer från Skandinavien och försöker minska anställningskostnaderna, kanske du undrar "Varför inte outsourca i Fjärran Östern Asien, som Indonesien, Vietnam eller Thailand?". Det är en möjlighet som många amerikanska, kanadensiska, skandinaviska och europeiska företag överväger. Medellönerna där är till och med lägre än det lägsta genomsnittet i EU. Så om du funderar på att spara, varför inte gå hela vägen, eller hur?

Jo ja och nej. Vi tror inte att outsourcing bara handlar om att minska kostnaderna. Det måste finnas ett silverfoder. En slarvig outsourcing kan resultera i att informationsflödet tappas inom organisationen eller att det skapas en flaskhals. Även om det låter lockande att spara mer pengar, för den skandinaviska verksamheten, är den bästa långsiktiga lösningen för ditt företag inte outsourcing så långt borta.

Sätt att få outsourcing att fungera + hur du får ut det mesta av dina utlagda anställda

Att hitta en virtuell byrå

Om du letar efter tillgång till innovation, snabbare slutförande av uppgifter eller att hitta prisvärda specialister med kärnkompetenser och färdigheter – en virtuell byrå är din bästa och säkraste insats. Lokala aktörer har ett bättre grepp om den lokala marknaden. De har också ett bredare nätverk av specialister, möjligen även inom ditt behovsområde.

När du väljer tjänster från en byrå kan du spara veckor eller till och med månader. En byrå kan snabbt koppla samman företag med talang. Dessutom kan du vara praktisk i urvalsprocessen, se till att kandidaten har den kompetens som krävs och kan tillföra värde till din organisation.

Testa vattnet först

I affärer är talesättet "Det är bättre att vara försiktig istället för att förlåta" perfekt. Outsourcing kan vara fördelaktigt för dig, eller inte. Kanske har du räknat fel eller valt fel person för uppgiften? Om ditt fel är i liten skala har du andrum att åtgärda och reparera problemet med liten förlust. Men om du bestämmer dig för att maximera hela outsourcingkapaciteten på ett enda företag, kan dina fel skapa en betydande resonans.

Vi rekommenderar att du först testar med en handfull eller enstaka anställda på entreprenad. Det är om du inte har en exakt affärsplan för outsourcade virtuella assistenttjänster ännu.

Välj en nisch för outsourcing

Outsourcing är inte för alla yrken. Förutom fysisk tillverkning är de mest framträdande jobben inom outsourcingområdet relaterade till virtuella eller dator/digitala tjänster. Det är därför distansanställda blir synonymt med virtuella assistenter. Av de många tjänster som erbjuds är vissa mycket mer populära än andra.

Baltic assist - Skräddarsydda outsourcinglösningar

Cirkeldiagrammet visar de sex mest populära positionerna för virtuella assistenter.

  • Ledande med 27 av 100 är kundsupport. På grund av den snabba globaliseringen och det engelska språket blir den primära metoden för internationell kommunikation, har anställning av engelsktalande personer i mindre arbetskostsamma länder blivit en favorit hos arbetsgivarna
  • Nästa – redovisning med 20 av 100. Att vara en bra revisor kräver erfarenhet, noggrannhet, uppmärksamhet på detaljer och analytisk förmåga. Dessa krav är liknande och lika värderade för revisorer över hela världen. Att anställa från land A eller land B gör alltså endast en liten skillnad i kvalitet.
  • I den tredje positionen hittar vi Webbdesign. Tillsammans med grafisk design tar de upp 14 respektive 11 av 100. Det är väldigt trendiga positioner. Möjligheterna till outsourcing är rikliga på grund av deras relativt höga kostnad och brist på dessa specialister. Det råder ständig brist på grafiska och webbdesigners eftersom utbudet inte kan hänga med efterfrågan. Dessutom tjänar skickliga och erfarna grafiska och webbdesigners mycket mer än den genomsnittliga lönen, så en organisation sparar om den bestämmer sig för att outsourca.
  • Programmering, med 8 av 100 hamnar också i samma position som outsourcing för billigare, lika kvalificerad arbetskraft
  • Datainmatning är väldigt lik över hela världen; således är ett av tio utlagda virtuella jobb i denna kategori.

Nearshoring och undvika för många kulturella skillnader

Det första hindret för offshoring långt borta presenterar sig i form av tidszonsskillnader. De flesta företag löser problem, utför uppgifter och hanterar kunder under dygnets arbetstid. Du skapar ett betydande besvär för din organisation och dina kunder om en del av kontoret endast fungerar under natten. Om du väljer att anställa virtuella assistenter under dagen och natten – kommer kostnaderna att skjuta i höjden, så det är bättre att närma sig land, även till något lägre kostnadsreduktion.

Om du går framåt med idén, överväg de språkliga, kulturella och tullbarriärerna. Du har mycket business-first orienterade människor i större delen av västvärlden, med nationella och traditionella helgdagar som standard i de flesta länder. Det finns dock väldigt olika länder och människor. Till exempel, i länder med muslimsk majoritet, måste människor följa sina seder och be vid vissa tider, utan att ta hänsyn till deras nuvarande aktivitet eftersom religion har mycket hög prioritet. Dessutom kan det vara utmanande att anställa kvinnliga arbetare.

Vissa spansktalande syd- och centralamerikanska länder tar fortfarande pauser mitt på dagen, känd som Siesta. Andra länder blundar för att komma för sent; andra ställer in allt om klädsel eller städning på arbetsplatsen. Världen är väldigt mångfaldig och annorlunda, men alla platser kanske inte passar din företagskultur väl.

Försök att hitta en marknad med lika mycket likhet med din hemmamarknad. EU har liten skillnad med USA, EEE-medlemsstater (Schweiz, Norge, Island och andra), Kanada. På grund av dessa likheter är affärspraxis i majoritet, densamma. Dessutom talar nästan alla engelska, så kommunikationen är alltid effektiv och sammanhängande.

När du dyker mer på djupet i nearshoring kommer du att upptäcka att närliggande utländska marknader bäst passar dina specifika behov. Till exempel har svenska företag fler chanser att hitta svensktalande UX-designers i närheten, som Estland, Litauen eller Lettland, snarare än i Rumänien, Bulgarien eller länder i Fjärran Östern, som Vietnam.

Sista handen

Vi vill påpeka att innan man väljer att outsourca måste prioriteringar göras. Det är mycket viktigt att förstå och veta vad du försöker få ut av outsourcade tjänster. Dina preferenser kan sträcka sig från att minska kostnaderna, bygga en grund för ett framtida outsourcad kontor till planer på expansion.

Om du har dina prioriteringar täckta kommer det inte att bli svårt att hitta rätt medarbetare. Du kommer inte bara att kunna hitta rätt personal utan också skapa mervärde för din verksamhet.

Vi i Baltic Assist har erfarenhet av att förverkliga många kunders visioner och mål. Vi vet vad som krävs för att lyckas och nå maximal effektivitet från outsourcing. Vi ger också råd om din affärsmodell skulle fungera eller inte för outsourcing.

Kontakta oss så diskuterar vi dina outsourcingsmöjligheter.