Alla företag, oavsett om de är en del av en stor eller liten verksamhet, förlitar sig på olika program för att hantera dagliga uppgifter. Revisorer använder också sådana uppgiftshanteringsresurser, men vid denna tidpunkt är molnbaserad bokföringsprogram bäst lämpad för icke-redovisningsföretag av små och medelstora. Varje heltäckande självbokföringstjänst erbjuder flera fördelar, och de flesta företag har traditionellt förlitat sig på interna metoder med information som endast kan nås på kontoret. Det blir dock allt tydligare att molnbaserad bokföringsprogramvara som gör det möjligt för sina användare att komma åt sina data från vilken plats som helst eller praktiskt taget vilken enhet som helst är framtidens våg.
Tjänster som alla kvalitetsredovisningstjänster bör erbjuda
Oavsett om ett företag arbetar i ett traditionellt, internt format med avseende på sin redovisning eller om de redan har flyttat till en molnbaserad tjänst; det finns flera viktiga uppgifter som alla kvalitetsredovisningsprogram bör erbjuda. Listan över omfattande tjänster som är viktiga för alla redovisningsprogram som är värda sina pengar inkluderar:
- Rapporterings- och analysfunktioner som möjliggör efterlevnad av lokala myndighetsföreskrifter eftermonterade till det land du bor i;
- Vänligt, lättillgängligt gränssnitt som tillhandahåller grafer, diagram och annan grafik som möjliggör en icke-numerisk illustration av redovisningssiffror;
- Automatisering av specifika uppgifter, inklusive men inte begränsat till lönelistor, tidrapporter, ekonomisk avstämning och rapportering;
- Bearbetningshastigheten, eftersom detta minskar den tid som krävs för att ägnas åt administrativa uppgifter, vilket också gör det möjligt för alla företag eller individer att ta på sig en mer betydande total arbetsbörda;
- Snabbsvarande varningar att öka hastigheten på kundsupporttjänster, såväl som ett brett utbud av inbyggda supportsystem, såsom varningar, appar och fakturaskanning;
- Möjlighet att uppdatera operativsystemet i samklang med branschförändringar för att undvika att använda en föråldrad, sämre produkt;
- skalbarhet, vilket möjliggör den tillväxt som de flesta, om inte alla, företag strävar efter att uppnå;
- Förmåga att integrera molnbaserade verktyg och tjänster, då molnet är framtidens våg när det kommer till redovisning, speciellt för små och medelstora företag.
När du väljer en tjänst för dig eller ditt företags redovisningsbehov, hitta en som omfattar dessa funktioner. Företrädesvis kommer du att hitta en molnbaserad, framåtblickande programvara som möjliggör skalbarhet såväl som molnbaserade tillägg som inte kräver att du helt omarbetar din redovisningsteknik när branschen utvecklas.
Varför redovisningspraxis går allt mer mot molnbaserade program
Det är en missuppfattning att revisorer och redovisningsbyråer ensamma drar nytta av många molnbaserade redovisningstjänster under utveckling. Enskilda entreprenörer, små och medelstora företag föredrar ofta att spara pengar genom att själva sköta bokföringen, och många molnbaserade tjänster har utvecklats och erbjuder det typiska utbudet av redovisningstjänster med några ytterligare fördelar. I takt med att tekniken utvecklas vill företag dra fördel av mer strömlinjeformad, kostnadseffektiv och tillgänglig programvara, och det inkluderar molnbaserad redovisning.
Övergången till molnbaserade redovisningstjänster har pågått i flera år, med stora, resursrika redovisningsbyråer som investerar i sådana teknologier som sedan dess har blivit allt mer fulländade. Journal of Accountancy citerade en studie från 2014 som fann att 90 % av de tillfrågade CPA:erna trodde att digital leverans av information till kunder, främst genom användning av molnbaserade metoder, skulle vara en "nyckel differentiator bland redovisningsbyråer under de kommande fem åren '. Den studien är nu mer än tre år gammal, vilket innebär att molnbaserade redovisningstjänster, både för revisionsbyråer och andra företag och privatpersoner, sannolikt snart kommer att vara normen, inte undantaget.
Som sagt, alla företag är olika, och varje företagsägare och redovisningsbyrå bör överväga vilket molnbaserat redovisningsprogram som passar deras behov. Listor över molnbaserad bokföringsprogram som spänner över en rad olika budgetar är till hjälp för att överväga vilken som passar dina personliga eller affärsbehov bäst. Kvalitet, molnbaserad redovisningsteknik ökar effektiviteten i alla affärsprocesser, men att spendera onödiga pengar på en tjänst med funktioner du inte verkligen behöver är aldrig smart. Ännu värre, att förbli bunden till gamla former av redovisning kommer sannolikt att innebära att släpa efter branschkollegor, om inte att bli helt föråldrad.
Så att flytta din bokföring till ett molnbaserat system bör inte vara en fråga om om, utan en fråga om när. Och när du bestämmer dig för att uppgradera dina redovisningsprocesser, överväg kostnaden och olika funktioner för varje tillgänglig tjänst, men se alltid till att programvaran möjliggör snabba svar från kundtjänsten och – detta kan inte betonas nog – skalbarhet och alternativ för tillägg som kommer att stå i proportion till den utvecklande tekniksektorn när det gäller individ- och företagsredovisning.
För- och nackdelar med molnbaserad programvara
Molnbaserad redovisning är framtidens våg. Kalkylblad, Excel och interna tjänster kommer inte att tillåta de flesta företag att nå maximal effektivitet i sina redovisningspraxis, och detta kommer avsevärt att minska sannolikheten för ett företag eller en individs framgång.
Molnbaserade bokföringssystem är tillgängliga dygnet runt, tillgängliga från praktiskt taget alla platser där en smart enhet kan användas, och informationen säkerhetskopieras utanför platsen, vilket gör de värdefulla detaljerna i alla företag betydligt säkrare mot dataförlust. Andra fördelar med molnbaserade system inkluderar realtidsövervakning av ägare och kunder, vilket kommer att fungera som en betydande pull-faktor för alla molnbaserade produkter, särskilt redovisningsbyråer som använder dem. Programuppdateringar integreras oftast automatiskt, vilket ytterligare sparar tid och pengar för användaren.
Molnbaserade redovisningsmetoder är vägen att gå, punkt. Som sagt, det skulle vara försumligt att inte nämna de mindre attraktiva övervägandena som kommer med en övergång till molnbaserade redovisningssystem. Eftersom många molnbaserade tjänster är beroende av en prenumerationsmodell kan kostnaden så småningom uppväga engångskostnaden för en icke-molnprodukt. Men den ständigt uppdaterande karaktären hos molnbaserade program innebär att du också kan spara pengar, med tanke på extra utgifter som skulle komma med att köpa en ny icke-molnbaserad redovisningstjänst när den nuvarande oundvikligen blir föråldrad.
De flesta molnbaserade bokföringstjänster, med vissa undantag, är bättre lämpade för privatpersoner och små eller medelstora företag, vilket måste övervägas innan man gör bytet till ett molnbaserat system. Det kommer dock sannolikt att förändras när molntekniken når en större skala. Många av dessa molnbaserade system är designade för icke-revisorer, men det verkar som att det så småningom kommer att dyka upp mer revisorsvänliga molnbaserade program.
Sammanfattningsvis är molnet framtidens våg
Även om man måste göra kostnads- och kvalitetsöverväganden innan man väljer en specifik molnbaserad form av bokföringsprogram, verkar det som att de flesta – särskilt revisorer själva – vet att molnet är framtiden för redovisning. Även om det för närvarande vänder sig till icke-redovisningspersoner och företag, har större företag undersökt att bilda sina molnbaserade system i flera år. Fördelarna – främst 24/7 informationstillgänglighet, förbättrat gränssnitt, användarvänlighet och off-site backup – är för stora för att inte tillämpas på redovisningsbranschen själv. Automation och teknisk intelligens som kommer med molnbaserade tjänster måste utnyttjas för att säkerställa att ditt företag utvecklas och skördar alla ekonomiska fördelar som det kan.