De flesta företag är för små för att hantera alla tjänster som behövs för deras dagliga verksamhet internt. Även när de är tillräckligt stora för att ha råd med interna avdelningar för många aspekter av verksamheten, kommer de vanligtvis att anlita tjänster från externa experter också.
För småföretag och enmansföretag är outsourcing inte en fråga om om, men hur.
Det finns i allmänhet två metoder för outsourcing som företag väljer. Visst, de kan se likadana ut vid första anblicken, men i verkligheten är de väldigt olika. Alla företag eller individer som tar upp hur man vänder sig till outsourcing bör överväga ett onshore-distansteam som har en viss grad av koppling till företagets dagliga verksamhet, som enstaka kontorsbesök och deltagande i företagets kultur. Det andra alternativet är en mindre engagerad, offshore-fjärrtjänsteleverantör med den definierade uppdelningen från företaget självt, mer i distansentreprenörsformen.
Ingen brist på alternativ
Det finns gott om outsourcingleverantörer, och de skiljer sig åt när det gäller pris, läge och servicekvalitet. Som alla företagsägare eller individer som har gått igenom en outsourcingsökningsprocess vet, är det ibland en process med försök och fel. För att begränsa tiden och resurserna du spenderar på att spåra rätt fjärrtjänstleverantör, överväg ditt slutmål. Det kommer att bero på den specifika tjänst du vill lägga ut på entreprenad.
Det första övervägandet mellan att välja en onshore-enhet eller offshore-tillvägagångssätt är i vilken utsträckning denna fjärrtjänstleverantör eller team av leverantörer kommer att vara en en del av ditt företag. Det vill säga dess dagliga verksamhet, kultur och beslutsprocesser. Oavsett om du i slutändan bestämmer dig för att de kommer att vara en integrerad del av teamet i dessa affärsaspekter eller om du vill att en tjänst ska fullföljas samtidigt som du håller dem som en tydlig, separat enhet som endast levererar på deras Key Performance Indicators, måste du vara medveten om konsekvenserna av varje tillvägagångssätt.
Tillvägagångssättet för landbaserade enheter: för- och nackdelar
Om du vill ha ett avlägset team med känslan av genuina, engagerade medarbetare som arbetar från en avlägsen plats, finns det klara fördelar. Dynamiken som gör att dessa distansentreprenörer känner att de har verklig input och delaktighet i företaget föder först och främst lojalitet. När de väl identifierar sig personligen och professionellt med ditt företag kan du förvänta dig att dessa anställda ska arbeta längre timmar, vara mer stolta över sitt arbete och leverera på den personliga investering de nu har i företaget.
Eftersom dessa teammedlemmar sannolikt kommer att vara en del av enstaka möten på kontoret, evenemang och brainstormingsessioner för beslutsfattande, kommer de att känna ansvaret för att spegla företagets värderingar samtidigt som de går den extra milen för sina chefer. Som sagt, denna vävning av en distansanställd eller team in i företagets struktur och identitet måste övervägas noggrant innan du ger ett sådant förtroende.
Ditt beslut att engagera sig i outsourcing av enheter på land kan vara briljant eller mardrömslikt, och kanske någonstans mittemellan dessa två ytterligheter. Det beror på kvalifikationerna och professionaliteten hos det avlägsna teamet och hur väl du vet teammedlemmarna för potentiella brister innan du utökar erbjudandet till att bli en "del av teamet".
När en distansanställd blir mer bekant med företaget och bekväm i sin roll i teamet, kommer de oundvikligen att föreslå idéer och rekommendationer. Det innebär att hitta en avlägsen teammedlem som kan hantera konstruktiv kritik. I det här fallet kommer företaget sannolikt att dra nytta av fjärranställdas expertis, och om de kan hantera att få höra "tack för förslaget, men vi kommer att gå igenom", kommer de att fortsätta att förbättra sin nisch.
Å andra sidan kan ett avlägset team bestående av en, och särskilt flera, teammedlemmar som känner sig berättigade att på möten tala om sin vision för företaget utan att professionellt klara av att bli tillsagd "nej" snabbt leda till allvarliga anställa ånger. En missnöjd anställd är varje företagsägares mardröm, och om du upptäcker att ett helt avlägset team består av missnöjda, kommer du snabbt att ångra att du tog med det onshore-distansteamet så djupt in i företagets fålla. I ett ännu värre fall kan en leverantör av distanstjänster vara ovillig att ersätta en problemanställd på din begäran, vilket leder till ett fult ultimatum: skär ner fjärrteamet helt och ställs inför kostnaden för att förlora kvalitetsservice, eller tvingas arbeta under tyranni av en problemanställd.
Den mest uppenbara triggern för att ångra när du tar med en leverantör av fjärrtjänster på land är potentialen att de inte kan leverera på de utlovade tjänsterna. Om de känner att de är involverade i företagets framtid men ändå inte kan komma igenom på KPI:s garanterade, har du en verklig problem på dina händer. De kan vara trevliga människor och allt, men om de inte kan göra det utlovade jobbet står du nu inför en obekväm separation framför dig. Allt detta sagt, kan du upptäcka att ett onshore-distansteam är precis vad du hade hoppats och mer, och så småningom välja att ta in dem som heltidsanställda. Den här avlägsna vägen på land till outsourcing är verkligen ett tveeggat svärd.
Offshore-metoden: Säker, men begränsad
Den mer traditionella och kostnadsvänliga metoden för extern outsourcing är offshore-metoden. Det är enklare men tenderar också att vara mer begränsat i potentiell uppsida. Dessa affärsrelationer definieras oftast av Service Level Agreements som sätter tydliga parametrar för omfattningen av den professionella relationen mellan ett distanserat team och mottagare.
Dessa avlägsna team levererar tjänster som efterfrågas för dem, och lite annat. Fördelarna med detta arrangemang är genuina, eftersom dessa tjänster tenderar att vara mer kostnadseffektiva. De anställda kommer sannolikt att vara mer fokuserade på tydligt definierade uppgifter med liten förvirring eller osäkerhet om någon utökad roll inom företaget. Även om de fortfarande kommer att känna sig skyldiga att upprätthålla den höga kvaliteten på arbetet för att hålla sina löften, hålla den professionella relationen och stärka sitt rykte, behöver företaget inte spendera alltför mycket tid på att träffa medlemmarna i det avlägsna teamet. Den person eller företag som betalar för tjänsten kommer inte heller att känna någon press att ta in dem i företagets kultur på kontoret. Affärsrelationen är tydlig och den är begränsad till en avtalsmässigt definierad status: tjänsteleverantör, tjänstemottagare, slutet på historien.
Nackdelen är att dessa tjänsteleverantörer, som inte känner att de är en del av mottagarens företag, kan vara mindre villiga att gå den extra milen i sitt arbete. De har sannolikt andra kunder vars kontrakt också måste uppfyllas, och att ägna obetald tid och ansträngning åt ett företag vars långsiktiga planer de kanske eller kanske inte är i är ovanligt för de flesta fjärrtjänstleverantörer. Dessutom kommer de fjärranslutna teammedlemmarna inte att få erfarenheten av att komma in på kontoret, träffa anställda och lära sig företagets kultur som den onshore-distansteammedlemmen skulle göra. Det innebär att extra tid kan behöva ägnas åt kommunicera värderingarna att ett besök på kontoret skulle kunna ge snabbare.
Den sista nackdelen med att begränsa en fjärrtjänstleverantör till offshore-status är potentialen att gå miste om värdefulla förslag och expertis som teammedlemmarna kan ha, men känner sig oprofessionella eller obekväma med att erbjuda. Det är inte deras roll, som SLA säger ofta. Det kan innebära att gå miste om ett potentiellt diamant-in-the-rough-förslag eller en anställd på grund av den begränsade omfattningen av tjänsteleverantören och mottagarens angivna relation.
För dem som väljer offshore-rutten, gör den lägre kostnaden för att göra affärer och potentiella nackdelar som kommer med en onshore-distansförhållande dessa nackdelar värda risken.
För att avsluta: En fråga om preferens
Nu när de primära skillnaderna, fördelarna och nackdelarna har definierats när det gäller att närma sig outsourcing, kan du överväga dina egna behov. Önskar du ett långsiktigt, emellanåt pågående distansteam som successivt kan växa med företaget, eller föredrar du ett team som kommer att göra jobbet och lite annat?
Varje företags mål är unika och de flesta lägger ut mer än en tjänst på entreprenad. Varje tillvägagångssätt har sina risker och fördelar, och att ta rätt väg vid outsourcing av alla tjänster måste vägas utifrån företagets eller individens resurser och behov från ett avlägset teampartnerskap.