Även om termen slängs runt i affärskretsar med relativ frekvens, förblir en okomplicerad definition av "virtuell assistent" och vad de kan ge ett företag eller en individ svåröverskådlig för många. I en tid då virtuella assistenter kan förväxlas med artificiellt intelligenta bots med begränsad kapacitet, är det viktigt att förstå att virtuella assistenter är mycket mänskliga och kan hantera en mängd affärsrelaterade uppgifter som kan spara ovärderliga bitar av tid och pengar.
Vad är en virtuell assistent egentligen?
När den kortfattade, korrekta definitionen av en virtuell assistent, eller VA, är "en mycket skicklig, oberoende professionell som på distans tillhandahåller administrativa, tekniska och/eller kreativa affärsstödtjänster." Uppkomsten av virtuella assistenter uppstod ur teknikboomen på 1990-talet, som gjorde det möjligt för företag och oberoende entreprenörer att vara bättre anslutna än någonsin tidigare. Arbete som tidigare behövt slutföras på plats kunde delegeras till fjärrassistenter med hjälp av internet och andra former av strömlinjeformad kommunikation.
Virtuella assistenter är mer än bara sekreterare som råkar vara enskilda entreprenörer utanför anläggningen. En ökning av företag som specialiserar sig på att tillhandahålla virtuella assistenter, som individer som vill eller behöver arbeta hemifrån har inneburit en större specialisering när det kommer till vilka tjänster en virtuell assistent kan tillhandahålla. Eftersom virtuella assistenter tenderar att erbjuda tjänster till många kunder, erbjuder de flexibla schemaläggningsalternativ som innebär att du bara betalar för de timmar som du verkligen behöver dem för att arbeta. Det är en skarp kontrast till heltidsanställda administrativa assistenter, vars heltidslön kan variera allt från $35,000 50,000 till $XNUMX XNUMX innan förmåner och bonusar redovisas. Oavsett om du själv är revisor, designer, advokat eller virtuell assistent, finns det en högkvalitativ, kostnadsvänlig virtuell assistent där ute som kan stå bakom dig och ringa när du behöver dem.
Vad kräver omständigheterna för en virtuell assistents hjälp?
Medan "virtuell assistent" är ett brett begrepp som omfattar allt från en pensionerad expert på det finansiella området till någon som är väl insatt i att hantera en rad administrativa uppgifter, finns det vardagliga uppgifter som virtuella assistenter tenderar att kunna hantera med skicklighet . Marknaden för virtuella assistenter växer och specialiserar sig dagligen, men några vanliga trender när det gäller anställning av virtuella assistenter har varit väletablerade.
Vanligtvis har virtuella assistenter cirka fem års erfarenhet i en kontorsmiljö, ofta som advokat, kontorschef, administrativ assistent och som andra liknande befattningar. Ändå kan en virtuell assistents kvalifikation komma från att vara erfaren som en virtuell assistent, så överväg referenser och erfarenhet från fall till fall när du hittar rätt passform för dig eller ditt företag.
Många virtuella assistenter är specialiserade på uppgifter som alla företag behöver, men som de inte kan hantera internt eller istället skulle delegera till en off-site entreprenör som är mer än kapabel att göra jobbet på lång sikt. Alla som känner att tidsbrist begränsar deras förmåga att fokusera på utvecklingen av sin verksamhet eller karriär är en utmärkt kandidat för att anställa en virtuell assistent. Ofta är solo-utövare och småföretag i störst behov av de färdigheter som en virtuell assistent tillhandahåller.
Några av de administrativa uppgifter som en virtuell assistent kommer att förväntas hantera av sin klient inkluderar organisation och underhåll av kontaktlistor, kalkylblad och kalendrar som behöver regelbunden uppdatering, transkription och korrespondens för kundens räkning, bokföring som fakturering och redovisning , spränga e-postmeddelanden inklusive nyhetsbrev och svara på kundförfrågningar. För administrationen av dessa uppgifter kan VA:s förvänta sig en marknadspris på cirka $20 - $45 per timme beroende på deras erfarenhet och kundens budget. Vissa virtuella assistenter, särskilt de som är offshore, kan vara tillgängliga till mycket lägre priser. För företag som söker en fjärrassistent, tänk på att idén om en allsmäktig "supervirtuell assistent" kanske inte är så realistisk som man skulle vilja. De flesta virtuella assistenter är specialiserade på en fast arena av uppgifter och bör endast anställas för att arbeta inom den kompetensen, så tänk på att det kan vara värt pengarna att anställa två eller flera VA:er och fortfarande kan vara billigare än kostnaden för att anställa en heltidsassistent .
För småföretag och enmansföretag, överväg att anlita en allmän virtuell assistent, eller GVA, innan du börjar med ditt företags strategiska vision. Dessa GVA:er är väl bevandrade i att uppfylla fördelarna som en heltidsanställd administrativ assistent skulle ge, och kan fungera som den tidsbesparande assistenten som alla företag eller individer behöver för att få igång sitt varumärke.
Varför småföretag och enskilda entreprenörer är mogna för en virtuell assistent
Fördelarna med att använda fjärrassistans och tjänster för att slutföra många uppgifter som de kan utföra sträcker sig utöver sparade pengar. Även om dessa assistenter vanligtvis tillhandahåller ett mer ekonomiskt sunt alternativ till kostnaden för att lägga till en heltidsassistent, ligger mervärdet i VA:s status som en off-site entreprenör.
Möjligheten för en virtuell assistent att arbeta på en annan plats och tillhandahålla sin utrustning innebär att ditt kontor blir mindre trångt, och du behöver inte oroa dig för att lägga till ytterligare en dator, telefon och andra utgifter i balansräkningen. Även om de sällan eller aldrig kommer att vara närvarande på kontoret, kommer en virtuell assistent av hög kvalitet att vara tillgänglig för korrespondens när du behöver dem. Givetvis gäller rimliga arbetstider för virtuella assistenter precis som de gör heltidsanställda, men din verksamhet kommer sannolikt inte att utnyttjas av klientberoende virtuella assistenter. Och om de inte svarar eller om du tycker att deras tjänster är otillräckliga, betyder deras status som enskild entreprenör att det inte är så kostsamt att hitta en ersättare som det skulle vara för en heltidsanställd assistent.
Slutsats
För småföretag och enskilda ägare är möjligheten att spara på kostnaderna när det är möjligt och samtidigt bibehålla den höga kvaliteten på arbetet absolut nödvändig. Det gäller den olyckliga omständigheten att behöva ersätta och uppgradera en anställd, en annan omständighet som kristalliserar värdet av en virtuell assistent över en heltidsanställd.